5 Reguli esențiale pentru respectarea normelor Anti Money Laundering
Antonia Prisacaru, Senior Associate, Baiculescu si Asociații
Autor: Antonia Prisacaru, Senior Associate, Băiculescu și Asociații
În anul 2019 au fost adoptate prevederile Legii pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, prin care s-au stabilit regulile ce aveau să asigure alinierea României la nivelul celorlalte state membre ale Uniunii Europene.
Actul emanat de legiuitorul român include numeroase obligații de raportare a tranzacțiilor, în sarcina entităților raportoare, iar aplicarea acestora în practică trebuie analizată în raport de specificul fiecărei entități supusă dispozițiilor legale.
Categoria entităților raportoare este vastă și cuprinde de la societăți comerciale, insituții de credit, furnizori de portofele digitale și entități care desfășoară activități de consultanță pentru afaceri și management, la profesioniști în domeniul juridic, precum avocați, notari, executori judecătorești, până la persoane care, în calitate de profesioniști, comercializează bunuri și efectuează tranzacţii în numerar a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 10.000 euro.
Așadar, entităților raportoare le incumbă obligația de raportare cu toate măsurile decurgând din aceasta, pe care le vom indica succint, în continuare:
Cadrul aplicării măsurilor impuse va fi stabilit la nivel intern, de fiecare entitate raportoare. Acestora le incumbă obligația de a desemna, dintre reprezentanți, anumite persoane cu îndatoriri în vederea raportării, pe baza unei testări corespunzătoare a competențelor. Totodată, este necesară asigurarea unei conforme instruiri a angajaților, prin programe desfășurate cel puțin o dată pe an și crearea unor mecanisme de protejare a acestora, față de expunerea la amenințări sau acțiuni ostile.
Orice societate va avea obligația de a întreprinde demersuri în scopul cunoașterii clientelei. Fie că este vorba despre măsuri standard, precum verificarea amănunțită a documentelor și informațiilor relative clientului, proveniente din surse atestate, fie că ne referim la măsuri simplificate, în cazurile caracterizate de un risc redus, ori la măsuri suplimentare, pentru situațiile excepționale, în care este necesară examinarea contextului și a scopului tuturor tranzacțiilor complexe, aceste demersuri sunt indispensabile pentru asigurarea unui raport transparent între entitate și clienții săi.
O obligație indisolubilă legată de cunoașterea clientelei este constanta evaluare a elementelor de pericol cu privire la expunerea la activități de spălare a banilor sau finanțare a terorismului, în care clienții ar putea fi implicați. În acest sens, au fost identificate trei categorii de factori necesar a fi analizați, mai precis circumstanțele relative produselor, serviciilor, tranzacțiilor și canalelor de distribuție, factorii de risc geografic și alte împrejurări privitoare la clienți.
Cu titlu de exemplu, menționăm că, din punct de vedere geografic, pot fi definite tranzacții sigure cele în care sunt implicate state membre ale UE ori țări care dețin sisteme eficiente de combatere a spălării banilor și finanțării terorismului. De asemenea vor prezenta un risc scăzut clienții societăți cotate la bursă ori administrații și întreprinderi publice.
La latura opusă, sunt caracterizate de un risc sporit relațiile de afaceri sau chiar simplele tranzacții la distanță implicând petrol, arme, tutun ș.a.m.d., sunt considerate ca fiind periculoase societățile cu acționari aparenți sau acțiuni la purtător și, nu în ultimul rând, trebuie să acordăm atenție sporită clienților provenienți din state care nu dispun de sisteme efective de combatere a spălării banilor și terorismului ori țări supuse unor sancțiuni și embargouri.
Cea mai importantă sarcină care revine entităților anterior amintite, aceea de raportare, este strict legată de procedurile de cunoaștere a clientelei și evaluare a riscurilor. Așadar, odată identificată o tranzacție suspectă ori un element îndoielnic cu privire la o relație de afaceri, este obligatorie transmiterea către Oficiu a unui raport întocmit cu privire la acestea. Important de menționat este că O.N.P.C.S.B. are chiar prerogativa de a solicita, din oficiu, un astfel de raport, situație în care entitățile nu se pot sustrage de la obligația de comunicare a acestuia, în cel mai scurt timp. Mai mult, indiferent de încadrarea tranzacției într-un grad de risc, în cazul în care aceasta este în numerar și depășește echivalentul în lei al sumei de 10.000 de euro, orice entitate raportoare are obligația de a întocmi și transmite darea de seamă, conform regulilor stabilite.
O ultimă obligație, la fel de importantă, este aceea de a crea și păstra evidențe relative fiecărei operațiuni efectuate și cu privire la totalitatea măsurilor implementate. Documentele astfel emise trebuie păstrate în format letric sau electronic, în scopul de a fi puse la dispoziția autorităților competente, la solicitarea acestora. Conservarea documentelor este obligatorie atât pe întreaga perioadă a relației de afaceri cu un client, cât și pentru o perioadă de 5 ani de la încetarea acesteia sau de la data tranzacției ocazionale, cu posibilitatea prelungirii termenului.
Așadar, ținând seama de regulile expuse anterior, subliniem importanța colaborării cu Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor, în scopurile stabilite de legislația europeană și națională, sens în care încurajăm toate entitățile care ar putea să se încadreze în categoriile definite de Legea 129/2019 drept raportoare, la o evaluare internă, în vederea identificării eventualelor obligații care le incumbă.