Filip & Company: o nouă reglementare cu privire la aplicarea semnăturii electronice la nivelul autorităților

Autor: Loredana Cristea (associate), Alexandra Manciulea (partner)

Pe 7 aprilie 2020 a fost publicată în Monitorul Oficial Ordonanța de urgență nr. 38/2020 privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică la nivelul autorităților și instituțiilor publice (”OUG 38/2020” sau ”Ordonanța”) care reglementează reglementează cadrul general pentru utilizarea la nivelul autorităților și instituțiilor publice a semnăturii electronice și a documentelor electronice. 

Tipuri de semnături electronice potrivit legislației europene

Regulamentul (UE) nr. 910/2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă (Regulamentul eIDAS) stabilește trei categorii de semnături electronice, în funcție de gradul de încredere al identității semnatarului, respectiv semnături electronice (i) simple, (ii) avansate și (iii) calificate.

• Semnătura electronică înseamnă date în format electronic, atașate la sau asociate logic cu alte date în format electronic și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna.

• Semnătura electronică avansată este acea semnătură electronică care (a) face trimitere exclusiv la semnatar; (b) permite identificarea semnatarului; (c) este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; și (d) este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.

• Semnătura electronică calificată corespunde semnăturilor electronice extinse reglementate de legislația din România și reprezintă o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice.

Menționăm că deși Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică nu reglementează expres semnătura electronică avansată,  Regulamentul eIDAS are aplicabilitate directă și prioritară față de dreptul intern.

Emiterea actelor în format electronic de către anumite autorități

Potrivit OUG 38/2020, actele emise în format electronic de autoritățile și instituțiile publice vor fi semnate ca regulă cu semnătura electronică calificată.

Ca excepție, tipul de semnătură electronică aplicabilă actelor interne emise în format electronic de către autoritățile și instituțiile publice poate să fie stabilit de către fiecare autoritate de la caz la caz.

Potrivit Ordonanței actele prevăzute emise în format electronic de autoritățile și instituțiile publice semnate cu semnătura electronică calificată (așadar cu semnătura electronică extinsă) sunt asimilate înscrisurilor autentice.

Înscrisul autentic este acel înscris întocmit cu respectarea tuturor solemnităților cerute de lege, fiind obligatoriu de exemplu pentru semnarea actelor translative de proprietate (e.g. contractul de vânzare a unui bun imobil) sau pentru alte tipuri de acte pentru care legea prevede expres această cerință (e.g. mandatul dat în vederea încheierii unui contract de vânzare a unui bun imobil).

Primirea înscrisurile semnate cu semnătură electronică de către anumite autorități

Potrivit Ordonanței, autoritățile au obligația primirii înscrisurilor semnate cu semnătură electronică.

Autoritățile și instituțiile publice stabilesc tipul de semnătură electronică aplicabilă pentru utilizarea de către persoanele fizice sau juridice a unui serviciu disponibil online prestat de respectivele autorități, cu respectarea dispozițiilor Regulamentului Regulamentul eIDAS.

Totodată, Ordonanța stabilește că înscrisurile semnate cu semnătură electronică avansată, care sunt transmise prin utilizarea unor mecanisme de autentificare de nivel substanțial sau ridicat, sunt asimilate, în ceea ce privește condițiile și efectele lor, cu înscrisurile sub semnătură privată.

Care sunt măsurile preconizate a fi adoptate de autorități potrivit Ordonanței?

• În vederea primirii documentelor electronice, autoritățile și instituțiile publice vor pune la dispoziție portaluri proprii sau vor utiliza astfel de instrumente puse la dispoziție de către terți;

• În cazul în care primirea documentelor electronice nu se poate realiza prin această modalitate mai sus menționată, autoritățile și instituțiile publice vor utiliza poșta electronică (e-mail).

• Pentru a se asigura transparența, autoritățile și instituțiile publice au obligația să publice în mediul online, cel mai probabil pe site-urile proprii, informații privind modalitatea acceptată de primire a documentelor electronice, astfel încât persoanele interesate să cunoască în avans cum pot comunica cu autoritatea; În situația în care autoritățile acceptă primirea documentelor electronic, acestea au obligativitatea de a emite răspuns în aceeași modalitate, excepție făcând situația în care există o cerere contrară din partea persoanei fizice sau juridice în cauză.

• În termen de 15 zile de la data intrării în vigoare a prezentei Ordonanțe, autoritățile și instituțiile publice vor emite actele administrative necesare pentru a se stabili tipul de semnătură electronică aplicabilă pentru utilizarea de către persoanele fizice sau juridice a unui serviciu disponibil online prestat de respectivele autorități. Ca atare, urmează să se stabilească dacă persoanele fizice sau juridică pot folosi și alte tipuri de semnături electronice cu aceleași efecte precum semnătura electronică extinsă și care sunt cerințele fiecărei autorități.

Cui nu se aplică?

OUG 38/2020 nu se aplică actelor emise sau primite de către Parlament, Președintelui României și nici Autoritățile judecătorești (instanțele de judecată, Parchetele sau Consiliul Superior al Magistraturii). Ca atare, acestea nu au obligația primirii înscrisurilor semnate cu semnătură electronică.