Filip & Company: Semnarea contractelor la distanță în contextul răspândirii COVID-19

Autori: Liliana Dranca (Senior Associate) şi Irina Suătean (Associate) – Filip & Company

În contextul răspândirii accentuate a virusului COVID-19, din ce în ce mai multe companii își mută activitatea de business în online, iar angajații și conducerea își desfășoară activitatea de “acasă” și evită întâlnirile, deplasările etc. Însă activitatea trebuie să continue și în contextul distanțării sociale, iar majoritatea contractelor pot fi semnate (și) de la distanță. Mai jos sunt prezentate două opțiuni pentru încheierea contractelor la distanță, respectiv prin utilizarea semnăturii electronice (pentru persoanele ce au o astfel de semnătură) și semnarea în counter-parts.

1. Încheierea contractelor prin semnătură electronică extinsă

Cea mai sigură metodă de încheiere a contractelor la distanță este prin semnarea acestora cu o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat și achiziționată de la un furnizor autorizat, care are aceeași valoare cu semnătura olografă aplicată pe varianta hard-copy a unui document. Furnizorii acreditați pentru emiterea certificatelor de semnătură electronică în România se regăsesc în Registrul publicat pe site-ul Ministerului Comunicațiilor Societății Informaționale.

Deținătorii de semnături electronice extinse pot încheia în mod valabil, de la distanță, contracte pentru care legea cere forma scrisă ca cerință de valabilitate sau probațiune (cum ar fi contractul de asigurare) sau pentru care legea nu cere nicio cerință formală de valabilitate (cum ar fi contractul de închiriere, contractul de antrepriză sau contractele încheiate la distanță între furnizorii de servicii financiare și consumatori). Contractele astfel semnate au aceeași valoare ca cele semnate personal de către părți.

În schimb, semnătura electronică extinsă nu poate fi folosită pentru încheierea contractelor în formă autentică – spre exemplu, contracte de vânzare a unor bunuri imobile sau contractul de ipotecă imobiliară.

2. Încheierea contractelor prin semnarea în counter-parts și cum se poate organiza semnarea

Deși semnătura electronică este un instrument eficient în situația actuală, multe companii nu dețin o astfel de semnătură. Acestea pot apela la semnarea contractelor în counter-parts – cea mai facilă modalitate de semnare la distanță – care presupune că fiecare parte la contract semnează o versiune separată, dar identică, a aceluiași contract.

Varianta finală a contractului este circulată în format electronic (.pdf) cu toate părțile, fiecare parte printează contractul, îl semnează (de preferat pe fiecare pagină), scrie data și transmite varianta semnată scanată către celelalte părți. În acest caz, fiecare parte va avea un original al contractului cu propria semnătură și o variantă/copie scan care conține semnătura celeilalte / celorlalte părți.

Se pot încheia în această modalitate contracte care potrivit legii trebuie încheiate în formă scrisă sau contracte pentru care legea nu prevede nicio condiție de formă. La fel ca în cazul semnăturii electronice, semnarea în counter-parts nu poate fi folosită pentru contractele care trebuie încheiate în formă autentică (în fața notarului public) – cum ar fi cele de vânzare a unor bunuri imobile.

Astfel se evită întâlnirile organizate pentru semnarea contractelor sau timpul necesar pentru a circula exemplarele originale dintr-un contract prin poștă / servicii de curierat. Recomandăm însă să se păstreze într-o manieră ușor accesibilă și exemplarele originale ale contractelor, adică cele pe care fiecare parte și-a aplicat semnătura în format hard-copy. Această recomandare este foarte importantă în cazul contractelor ce sunt titluri executorii întrucât, pentru a începe executarea silită, companiile trebuie să depună la executorul judecătoresc exemplarele originale ale contractului sau copie legalizată după acestea (fiind deosebit de utilă în acest sens transmiterea originalelor prin poștă/servicii de curierat).

Variantele scanate cu semnăturile părților pot fi folosite în eventualele litigii ce ar putea apărea între părți, inclusiv în materia insolvenței pentru cererea de deschidere a procedurii insolvenței sau pentru înscrierea la masa credală, cu scopul de a dovedi existența contractului și a obligațiilor părților. În caz de nevoie, se pot aduce și probe suplimentare, de exemplu email-urile prin care părțile au schimbat varianta finală și varianta semnată a contractului.