Proiect de OUG care prevede posibilitatea convocării adunărilor generale ale acționarilor prin orice mijloace de comunicare la distanță

Ministerul Justitiei a pus în dezbatere Proiectul de Ordonanță de urgenta privind unele masuri in domeniul societăților, care prevede posibilitatea convocării adunărilor generale ale acționarilor prin orice mijloace de comunicare la distanță.

Proiectul de act normativ are în vedere următoarele soluții legislative, potrivit notei de fundamentare:

• prevederea posibilității convocării adunării generale a acționarilor/asociaților fie prin modalitățile prevăzute de art. 117 alin. (3) din Legea societăților nr. 31/1990, fie prin orice mijloace de comunicare la distanță, care asigură transmiterea textului, cu condiția ca fiecare acționar/asociat să comunice/să fi comunicat în scris administratorilor/consiliului de administrație/directoratului adresa poștală sau, după caz, cea de poștă electronică ori alte coordonate la care poate primi corespondența cu societatea;
• instituirea posibilității ca termenele de convocare a adunării generale să fie reduse, în caz de urgență, fără a putea fi mai mici de jumătate din termenele generale, prevăzute de Legea societăților;
• stabilirea unei modalități principale de comunicare a informațiilor privind punctele de pe ordinea de zi – afișarea acestora pe pagina de internet a societăților-, dar și a unor soluții secundare, dacă societățile nu au o pagină de internet, și anume transmiterea prin poștă electronică sau, la cerere, prin servicii de poștă sau curier;
• prevederea posibilității ca adunările generale ale acționarilor/asociaților să aibă loc, chiar dacă actul constitutiv nu prevede sau interzice, prin corespondență sau prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță, sau o combinație a acestor două modalități;
• alegerea celei mai adecvate modalități de desfășurare a adunării generale a acționarilor aparține organului care are competența convocării acesteia: consiliul de administrație/administratorul/administratorii, în cazul societăților pe acțiuni cu sistem unitar de administrare, a societăților cu răspundere limitată, societăților în comandită pe acțiuni și societăților în nume colectiv, respectiv directoratul, în cazul societăților pe acțiuni cu sistem dualist de administrare.
• stabilirea garanțiilor minimale pentru exercitarea votului prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță;
• similar, adunării generale a acționarilor/asociaților, stabilirea posibilității întrunirii prin mijloace de comunicare directă la distanță a consiliului de administrație sau, după caz, a consiliului de supraveghere și directoratului.

Proiectul va fi în dezbatere până pe 22 aprilie.

MInisterul Justiției transmite: “Măsurile anterior descrise au ca scop crearea cadrului legal care, în contextul stării de urgență, ce implică restricții de circulație și reguli de distanțare socială, să asigure derularea procesului decizional în cadrul societăților, fără de care nu este posibilă continuarea activității acestora. Sunt create, astfel, instrumente care permit adoptarea hotărârilor generale ale asociaților/acționarilor prin corespondență și mijloace electronice de comunicare directă la distanță, chiar dacă în actul constitutiv nu se prevede această posibilitate. Se propune folosirea tehnicii moderne de comunicare ce asigură transmisiunea în timp real și comunicarea bidirecțională în timp real, astfel încât acționarii/asociații să se poată adresa de la distanță adunării generale, să participe, în mod efectiv, la dezbaterea fiecărui punct pe ordinea de zi, să își exprime votul și să poată verifica ulterior modul în care s-a votat în adunare.

         Proiectul creează garanții pentru ca toții acționarii/asociații să beneficieze de tratament egal, societățile fiind obligate să utilizeze mijloace tehnice care au compatibilitate cu un număr cât mai mare de sisteme de operare și să permită aplicarea, în paralel, a sistemului de vot prin corespondență, vot ce poate fi transmis societății prin orice mijloc de comunicare la distanță care asigură transmiterea textului.

Soluțiile oferă și premisele exprimării depline a drepturilor acționarilor minoritari, nefiind afectate garanțiile de transparență a adunării generale a acționarilor și a documentației elaborate de organele de administrare și de conducere în pregătirea acesteia, nici dreptul acționarilor de a propune puncte noi pe ordinea de zi a adunării. 

Având în vedere, totuși, dificultățile pe care unele societăți le pot întâmpina în organizarea adunării generale în această perioadă, proiectul propune prelungirea termenului de întrunire a adunării generale de aprobare a situațiilor financiare aferente exercițiului financiar 2019, pentru a acorda societăților posibilitatea convocării și întrunirii adunării generale a acționarilor/asociaților în modalitățile ce se au în vedere prin această nouă reglementare. Corelativ, pe durata prelungirii acordate, consiliul de administrație, respectiv directoratul nu este ținut de obligația de convocare a adunării generale, prevăzută de art. 153²⁴ din Legea societăților, articol care obligă la întrunirea organului statutar in cazul în care în urma unor pierderi, stabilite prin situațiile financiare anuale aprobate conform legii, activul net al societății, determinat ca diferență între totalul activelor și totalul datoriilor acesteia, s-a diminuat la mai puțin de jumătate din valoarea capitalului social subscris, pentru a decide dacă societatea trebuie să fie dizolvată.

Similar adunării generale a asociaților, se propune folosirea mijloacelor de comunicare directă și pentru derularea procesului decizional în cadrul organelor societare colegiale de administrare și conducere, cu garantarea principiului colegialității deliberărilor.

Prevederea pârghiilor care să asigure funcționarea organelor societare este esențială în condițiile restricțiilor de circulație și întrunire instituite prin ordonanțele militare emise pe durata stării de urgență, amânarea adoptării acestor măsuri putând afecta în mod grav activitatea operatorilor economici. În absența instituirii acestor reguli speciale, cu aplicare temporară, pe durata stării de urgență și în perioada imediat ulterioară acesteia, societățile sunt în imposibilitatea adoptării unor decizii de o importanță deosebită pentru continuarea desfășurării activității, pentru adaptarea acesteia, rapid și pozitiv la noile condiții de piață, pentru identificarea și implementarea de soluții care să atenueze efectele pe care evoluția crizei sanitare le generează asupra economiei.

Elementele mai sus prezentate vizează interesul general public și constituie situații de urgență și extraordinare, a căror reglementare, cu caracter temporar, nu poate fi amânată,  în contextul prelungirii stării de urgență determinate de evoluția pandemiei generate de coronavirusul SARS-CoV-2. ”

Recent, Autoritatea de Supraveghere Financiară (ASF) a publicat Regulamentul nr.5/ 2020 pentru adoptarea unor măsuri referitoare la desfășurarea adunărilor generale ale emitenților pe perioada existenței stării de urgență generate de COVID-19.

Astfel, emitenții au obligația să adopte măsuri care să asigure desfășurarea corespunzătoare a adunărilor generale a acționarilor.

Potrivit Regulamentului, în cazul în care adunările generale ordinare ale acționarilor, respectiv adunările generale extraordinare ale acționarilor nu se pot desfășura prin prezența fizică a acționarilor, ca urmare a deciziilor exprese adoptate de autorități, emitentul asigură desfășurarea adunărilor generale ale acționarilor prin utilizarea votului prin corespondență, precum și, după caz, prin exprimarea votului prin utilizarea unor mijloace electronice de transmitere a datelor, în condițiile în care emitentul utilizează astfel de mijloace electronice, potrivit prevederilor legale.

În situația în care autoritățile competente ale statului interzic în mod explicit desfășurarea adunărilor generale ale acționarilor cu prezență fizică, emitentul publică pe site-ul propriu și transmite la BVB, precum și la A.S.F, potrivit prevederilor legale, cu cel târziu 3 zile lucrătoare anterior datelor limită pentru transmiterea împuternicirilor/ voturilor prin corespondență, un raport curent cu privire la imposibilitatea obiectivă a derulării adunării generale ordinare a acționarilor, respectiv a adunării generale extraordinare a acționarilor cu prezența fizică a acționarilor.

VEZI AICI REGULAMENTUL 5/2020