Semnătura electronică și serviciile de încredere: ce schimbă Legea 214/2024 (Filip&Company)

Autori: Monica Stătescu (partener), Simona Ungureanu (senior associate), Daria Olteanu (associate)

În era digitalizării, birocrația tradițională face loc soluțiilor moderne, iar semnătura electronică devine un element esențial pentru tot mai mulți dintre noi. Fie că vorbim despre sistemul e-Factura, semnarea la distanță a unui contract sau depunerea unei cereri online către autorități, acest instrument a trecut rapid de la „opțiune” la „necesitate” în multe domenii.

La data de 8 iulie 2024 a fost publicată în Monitorul Oficial al României Legea nr. 214/2014 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale şi prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea („Legea privind semnatura electronică”), care devine noul cadru legislativ în ceea ce privește utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere, începând din data de 8 octombrie 2024.

De ce era necesară această reformă?

Noua Lege privind semnatura electronică este mult așteptată, având în vedere că anterior în Romania exista un cadru legislativ depășit de progresul tehnic pe acest subiect (i.e. Legea nr. 455/ 2001 privind semnătura electronică și Legea nr. 451/ 2004 privind marca temporală), pe alocuri incoerent și nealiniat la regulile și principiile reglementate de Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European şi al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică şi serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piaţa internă şi de abrogare a Directivei 1999/93/CE („Regulamentul eIDAS”). Vechea legislație privind semnătura electronică în România a prezentat diverse neajunsuri care au creat confuzii în practică, cum ar fi lipsa de claritate în reglementări și diverse necorelări între legislația primară și secundară.

Deși semnăturile electronice calificate sunt recunoscute și au aceeași forță probantă precum semnăturile olografe, în practică de multe ori se preferă semnarea olografă sau electronică a documentelor și trimiterea lor prin e-mail, în format scanat (documentul semnat olograf) sau în format electronic (documentul semnat electronic), fără a circula și originalele înscrisurilor semnate olograf. Această practică s-a răspândit datorită comodității, dar este important de subliniat că doar documentul în formă electronică semnat electronic are forța probantă a înscrisului sub semnatură privată, iar nu și documentul semnat electronic printat și ulterior scanat sau documentul semnat olograf ulterior scanat, care nu are aceeași valoare juridică precum unul original. În practică, deși minoritară, a fost exprimată și opinia că documentul procesual (e.g. acțiunea, întampinarea) semnat electronic și printat de personalul instanței pentru depunerea la dosarul fizic al instanței ar fi un înscris nesemnat, în absența însoțirii acestuia de dovada existenței certificatului calificat al semnatarului înscrisului. Credem că este cel puțin discutabilă (dacă nu chiar criticabilă) această opinie. Referindu-ne în general la înscrisurile semnate electronic și printate (nu doar la documentele procesuale) sau la print-ul documentului semnat olograf care ulterior a fost scanat, considerăm că acestea sunt copii ce pot produce efecte depline dacă sunt semnate pentru conformitate cu originalul, iar în caz contrar pot fi  considerate cel putin începuturi de dovadă scrisă, care pot fi completate cu alte probe pentru efect probant deplin, cum ar fi un suport informatic pe care sa fie depus la dosarul cauzei înscrisul ce poartă semnatura electronică (memory stick etc.). Este esențial ca părțile să fie conștiente de aceste limitări și să opteze pentru variante de semnare care asigură validitatea, siguranța și facilitatea probării tranzacțiilor.

Începând din data de 8 octombrie 2024, au fost abrogate multiplele acte normative cu privire la acest subiect și toate normele aplicabile în acest domeniu au fost reunite într-un singur act legislativ, care creează un cadru juridic general și predictibil al utilizării fiecărui tip de semnătura electronică – Legea privind semnătura electronică.

Noutăți și modificări importante

Noua lege stabilește principii directoare privind efectele juridice generale ale fiecărui tip de semnătură electronică (semnătura electronică calificată, semnătura electronică avansată şi semnătura electronică simplă).

În primul rând, noua lege aduce în discuție conceptul de semnătură electronică simplă, care nu este definit în Regulamentul eIDAS. Potrivit Legii privind semnătura electronică, semnătura electronică simplă reprezintă acea semnătură electronică ale cărei elemente nu îndeplinesc cel puțin una dintre condițiile pe care trebuie să le îndeplinească o semnătură electronică avansată conform normelor relevante din Regulamentul eIDAS.

Până în prezent, existau dubii cu privire la efectele juridice produse de semnăturile electronice care nu respectau cerințele de încredere prevăzute de Regulamentul eIDAS, în special cu privire la efectele juridice produse față de terți. Acum, însă, se clarifică lucrurile: toate tipurile de semnături electronice produc efecte juridice și pot fi utilizate ca mijloace de probă în fața instanțelor de judecată. Credem că această noutate legislativă este bine-venită, cu atât mai mult cu cât acest tip de semnături sunt folosite frecvent în practică.

Tipuri de semnătură electronică și efectele juridice

Cum anticipam mai sus, obiectivul principal al Legii privind semnătura electronică este de a institui un cadru juridic general și previzibil pentru utilizarea fiecărui tip de semnătură electronică (calificată, avansată și simplă) și de a aduce clarificări referitor la efectele juridice ale acestor tipuri de semnături, după cum urmează:

• Semnătura electronică calificată este echivalentă semnăturii olografe din perspectiva efectelor juridice produse, iar documentul electronic semnat cu acest tip de semnătură este asimilat înscrisului sub semnătură privată (nefiind, deci, modificări substanțiale față de Legea 455/2001 privind semnătura electronică, legea abrogată de noul act legislativ); mai mult, în măsura în care documentul electronic este emis de către o autoritate sau instituție publică sau de către o persoană în exercitarea sau în limitele atribuțiilor sale de putere publică, și este semnat cu semnătură electronica calificată sau care are aplicat un sigiliu electronic, documentul este asimilat unui înscris autentic (spre exemplu, documentele eliberate pe cale electronica de Registrul Comertului).
• Semnătura electronică avansată produce aceleaşi efecte juridice precum un înscris semnat cu o semnătură olografă, în anumite condiții stricte:

1. Prezintă elemente de veridicitate: documentul trebuie să fie semnat cu o semnătură electronică avansată creată folosind un certificat emis de o autoritate sau o instituție publică din România, ori de un prestator de servicii de încredere calificat;
2. Recunoașterea documentului: documentul electronic este recunoscut de cel căruia îi este opus;
3. Acordul părților: părţile sunt de acord că semnătura electronică avansată va avea aceleași efectele unei semnături olografe. Acest acord va fi cuprins într-un document distinct semnat cu semnătură olografă sau cu semnătură electronică calificată. De notat o excepție importantă – dacă ambele părţi sunt profesionişti, acordul poate fi cuprins într-un document semnat cu semnatură avansată.

• Semnătura electronică simplă, produce aceleaşi efecte juridice ca un înscris semnat cu o semnătură olografă, numai în următoarele cazuri:

1. Acte de mică valoare: se aplică în cazul actelor patrimoniale, cu o valoare mai mică de jumătate din salariul minim brut pe economie la data semnării;
2. Actul este recunoscut: documentul electronic este recunoscut de cel căruia îi este opus;
3. Părțile sunt de acord: părţile care sunt în mod necesar profesioniști sunt de acord că semnătura electronică simplă va avea aceleași efecte ca o semnătură olografă. Astfel, nu se permite persoanelor fizice neprofesioniste să fie de acord sa confere alte efecte juridice semnăturii electronice simple.

Se poate observa că noua legislație permite o mai bună adaptare la relațiile comerciale B2B, facilitând acorduri între părți cu privire la efectele juridice ale semnăturilor electronice. Deși legea extinde tipurile de semnături care produc efecte juridice, utilizarea lor rămâne condiționată de acordul părților și de recunoașterea reciprocă, ceea ce face ca validitatea acestora să depindă de cocontractant. În acest context, semnătura calificată este cea mai sigură opțiune, oferind cele mai înalte garanții de securitate, validitatea ei nedepinzând de recunoasterea celeilalte părți. În prezent, în România există o listă restrânsă de prestatori autorizați care oferă acest tip de semnătură.

Printre alte noutăți legislative aduse de Legea privind semnătura electronică, regăsim reglementări privind sistemele electronice închise, condițiile aplicabile prestării serviciilor de încredere şi atribuţiile autorităţilor şi instituțiilor publice în domeniul prestării serviciilor de încredere și recunoașterea certificatelor eliberate de prestatorii de servicii de încredere străini.

Concluzionând, credem că noul act legislativ reprezintă un pas important în dezideratul de modernizare și simplificare a reglementărilor privind semnătura electronică și serviciile de încredere în România. Aceasta aliniază legislația națională la standardele europene, asigurând un cadru juridic unificat și clar pentru utilizarea diferitelor tipuri de semnături electronice. Rămâne de văzut cum se va adapta mediul de afaceri la aceste reglementări, dar este de așteptat ca acest cadru să faciliteze tranzacțiile electronice și să crească încrederea în serviciile digitale.

Avantaje și dezavantaje privind utilizarea semnăturii electronice

Într-o eră a digitalizării accelerate, semnătura electronică a devenit o soluție din ce în ce mai populară pentru încheierea tranzacțiilor, mai ales acum, când semnarea tranzactiilor la distanță a devenit tot mai comuna, în special în cazul proceselor internaționale. În masura în care folosim semnături electronice, încheierea contractelor a devenit mult mai simplă, prin intermediul unui singur click, eliminând astfel nevoia de a transporta documentele originale prin curier sau deplasarea semnatarilor pentru semnare.

De asemenea, platformele de semnătură electronică securizate oferă un nivel înalt de trasabilitate, ceea ce îmbunătățește transparența procesului, iar documentele pot fi stocate electronic, fără a ocupa spațiu fizic. Totuși, există și anumite dezavantaje de luat în calcul. Problemele tehnice pot întârzia strângerea semnăturilor sau accesul la documente, complicând astfel procesul tranzacțional. De asemenea, utilizarea unor platforme diferite de către părți poate duce la probleme de compatibilitate sau recunoaștere a semnăturilor, motiv pentru care este necesară verificarea prealabilă a provenienței semnăturilor și compatibilitatea acestora.