Zece recomandări care pot preveni riscurile de neîncasare (Atradius)

Experții Atradius avertizează că, într-un climat economic volatil, companiile de toate dimensiunile, dar mai ales întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri), se confruntă cu una dintre cele mai persistente provocări care le subminează constant dezvoltarea: facturile neplătite la timp. Întârzierile în încasări generează un lanț de efecte negative: blocaje în fluxul de numerar, întârzieri la rândul lor în plata furnizorilor și angajaților, reducerea capacității de investiție și, în cele mai grave cazuri, amenințarea supraviețuirii pe piață, potrivit unui comunicat.

„Plățile întârziate sau neefectuate nu sunt doar o problemă contabilă – ele afectează profund fluxul de numerar, pun presiune pe operațiunile zilnice, limitează investițiile și pot dezechilibra întreaga structură financiară a unei firme”, explică Alexandra Mehedinuțu, Country Manager Atradius România, care adaugă faptul că: „pe măsură ce costurile fixe rămân constante, lipsa lichidităților duce la dificultăți în plata salariilor, a furnizorilor sau în realizarea investițiilor planificate. Mai mult, echipele interne sunt nevoite să aloce timp și resurse pentru a urmări debitorii, în detrimentul activităților esențiale. Încercările directe de recuperare a creanțelor pot afecta relațiile comerciale, mai ales dacă nu sunt gestionate cu tact și profesionalism”.

Facturile neplătite, un cost ascuns al „normalității” în afaceri

După cum indică rezultate de anul trecut ale Barometrului Atradius privind Practicile de Plată, realizat pe 271 companii din România, 49% din companiile din România sunt afectate de plățile întârziate în relațiile B2B. Recuperarea internă a creanțelor presupune costuri ascunse: ore consumate de echipele de vânzări sau financiare, tensiuni în relația cu clienții, alocarea de resurse care ar trebui direcționate către dezvoltare. De asemenea, în cazul relațiilor comerciale internaționale, barierele lingvistice, diferențele culturale și legislative fac ca procesul de colectare să fie și mai anevoios.

Experții Atradius atrag atenția că multe companii încearcă să „normalizeze” întârzierile la plată, fără a evalua impactul real asupra performanței. Soluția nu este neapărat presiunea agresivă asupra clienților, ci adoptarea unei strategii profesioniste de gestionare a riscului de neplată, care începe dinainte ca problema să apară.

Cum pot fi prevenite problemele de cash flow: 10 măsuri esențiale

În mediul economic actual, caracterizat de lipsa de predictibilitate, companiile au nevoie de mai mult decât soluții reactive. Prevenirea riscurilor de neplată și gestionarea eficientă a creanțelor sunt piloni esențiali pentru stabilitatea financiară. Alexandra Mehedinuțu, Country Manager Atradius România recomandă 10 bune practici valoroase pentru orice firmă din România care dorește să își mențină fluxul de numerar și să evite dificultățile provocate de plățile întârziate. Aplicate consecvent, aceste măsuri pot reduce semnificativ riscul întârzierilor la plată:

1. Definirea clară a termenilor de plată încă de la semnarea contractului. Stabilirea explicit în contract a datei scadenței, a condițiilor de plată, penalitățile pentru întârziere și eventualele reduceri pentru plată anticipată. Astfel, ambele părți știu la ce să se aștepte și se pot evita interpretările ambigue sau disputele ulterioare.
2. Evaluarea bonității clienților înainte de acordarea unui credit comercial. Verificarea istoricului de plată, a stabilității financiare și a reputației clienților permite o decizie informată privind acordarea unor termene de plată. Această practică reduce riscul de a colabora cu parteneri nesiguri din punct de vedere financiar.
3. Facturare corectă și promptă. Trimiterea imediată a facturii după livrarea produsului sau serviciului, cu toate detaliile corecte, accelerează ciclul de încasare. O factură completă și clară este mai puțin susceptibilă de a fi contestată sau amânată.
4. Comunicarea clară și consecventă. Comunicarea eficientă, profesională și documentată cu clientul pe parcursul relației comerciale consolidează încrederea și reduce neînțelegerile legate de plăți.
5. Confirmarea recepției facturii. Confirmarea recepției facturii de către persoana responsabilă și înregistrarea acesteia în sistemul clientului contribuie la evitarea întârzierilor cauzate de erori administrative sau lipsa de informare. Această simplă verificare previne întârzieri cauzate de lipsa de informare sau erori administrative.
6. Trimiterea de memento-uri înainte de scadență. Un e-mail sau un telefon cu câteva zile înainte de termenul de plată este o practică elegantă și eficientă de a reaminti obligația financiară, fără presiune, dar cu fermitate.
7. Menținerea unui dialog constant cu clienții. O relație comercială bazată pe încredere se construiește prin contact periodic, nu doar în momente de tensiune. Dialogul deschis ajută la identificarea din timp a eventualelor probleme și permite soluționarea lor amiabilă.
8. Oferirea de opțiuni flexibile de plată, acolo unde este cazul. Pentru clienții aflați temporar în dificultate, restructurarea termenelor de plată sau plata în tranșe poate fi o alternativă viabilă, care păstrează relația comercială și duce în final la recuperarea integrală a sumelor.
9. Acționarea promptă în caz de întârziere. Nu lăsați facturile restante să se acumuleze. O intervenție rapidă – fie printr-un apel telefonic, fie printr-o notificare scrisă – transmite seriozitate și determinare, ceea ce crește șansele de recuperare.
10. Colaborarea cu un partener profesionist în recuperarea creanțelor. Când eforturile interne nu dau rezultate, un partener specializat poate gestiona procesul cu tact și eficiență, fără a deteriora relația cu clientul. Acesta dispune de expertiză, instrumente și rețele care cresc semnificativ rata de recuperare.

Adoptarea acestor măsuri proactive și utilizarea instrumentelor adecvate de management al creditului pot ajuta companiile să atenueze impactul plăților întârziate și să își protejeze sănătatea financiară.

Informațiile furnizate sunt doar în scop informativ și nu sunt concepute ca o recomandare sau sfat cu privire la anumite tranzacții, investiții sau  strategii în nici un fel către orice cititor. Cititorii trebuie să își ia propriile decizii independente, comerciale sau de altă natură, cu privire la informațiile furnizate.