Arctic Stream – Completare ordine de zi AGOA – 26.04.2023

Administratorul unic al societății Arctic Stream SA, cu sediul social în mun. București, str. Banu Antonache, Nr. 40-44, Etaj, 2, Birou privat nr. 2.5, Sector 1, identificată prin codul unic de înregistrare 38114908 și nr. de ordine în registrul comerțului . J40/14595/2017, denumită în continuare „Societatea”,

în conformitate cu prevederile art. 117 ind 1 din Legea societăților nr. 31/1990, republicată, cu modificările si completările ulterioare („Legea 31/1990”), ale Legii nr. 24/2017 privind emitenții de instrumente financiare și operațiuni de piață, republicată („Legea 24/2017”), ale Regulamentului ASF nr. 5/2018 privind emitenții de instrumente financiare și operațiuni de piață republicat („Regulamentul 5/2018”) şi ale Actului constitutiv al Societății,

având în vedere cererea de completare a ordinii de zi formulată de acționarul majoritar, publică

ORDINEA DE ZI COMPLETATĂ 

pentru ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR (AGOA) pentru data de 26 aprilie 2023, ora 15:00, la adresa București, Str Banu Antonache nr 40-44, etaj 2, Birou privat nr. 2.5 la care sunt îndreptățiți să participe și să voteze toți acționarii înscriși în registrul acționarilor ținut de către Depozitarul Central S.A. la sfârșitul zilei de 13 aprilie 2023, stabilită ca dată de referință. În caz de neîntrunire a cvorumului necesar la prima convocare, AGOA se va desfășura în data de 27 aprilie, ora 15:00, în același loc, cu aceeași ordine de zi și aceeași dată de referință.

Ordinea de zi a Adunării Generale Ordinare a Acționarilor este următoarea:

1. Alegerea unui secretar de ședință: propunerea societății este dl. Vlad Mihu care are calitatea de acționar al Societății.

2. Prezentarea, discutarea și aprobarea situaţiilor financiare anuale statutare întocmite pentru exerciţiul financiar 2022, însoţite de Raportul administratorului unic şi de Raportul auditorului financiar.

3. Descărcarea de gestiune a administratorului unic pentru exerciţiul financiar aferent anului 2022, pe baza rapoartelor prezentate.

4. Repartizarea profitului aferent anului 2022 in suma de 6,766,584 RON, conform următoarei propuneri:

a. rezerva legală: nu este cazul,
b. distribuirea de dividende: 4,191,300 RON; fixarea unui dividend brut per acțiune: 1 RON
c. profit nerepartizat: 2,575,284 RON.

5. Pentru distribuția de dividende conform pct. 4 de mai sus, aprobarea propunerii zilei de 25.05.2023 ca fiind data de înregistrare (definită ca fiind data care servește la identificarea acționarilor asupra cărora se răsfrânge hotărârea de la pct. 4 de mai sus), a zilei de 24.05.2023 pentru data ex-date, a zilei de 07.06.2023 ca dată a plății

6. Prezentarea, discutarea şi aprobarea Bugetului de venituri si cheltuieli pentru anul 2023

7. Prezentarea, discutarea şi aprobarea Raportului de remunerare a administratorului unic si a conducerii Societății pentru anul 2022.

8. Alegerea administratorului unic al Societatii pe o perioada de 2 (doi) ani, respectiv de la data de 15.05.2023 pana la data de 15.05.2025.

Data limită până la care se pot face propuneri de candidaturi pentru funcția de administrator unic, conform art. 187 alin. (8) din Regulamentul ASF nr. 5/2018, este 10.04.2022, ora 10.00.

Propunerea societății este dl. Diaconu Dragoș-Octavian.

9. Stabilirea remunerației administratorului unic pentru perioada mandatului in valoare de 5000 RON net lunar.

10. Numirea auditorului financiar al Societatii pe o periada de 2 (doi) ani, in perioada 09.06.2023 – 09.06.2025, a SC APEX AUDIT SRL, cu sediul in Bucuresti, sector 1, str. Helesteului nr. 15-17, camera 1, etaj 1, avand nr. de inregistrare la Registrul Comertului J40/14488/2006, cod unic de inregistrare 19009167, autorizatie nr. 664/2006 la Camera Auditorilor Financiari din Romania, reprezentata legal prin Badescu Ioana, in calitate de administrator, auditor financiar, membru CAFR, posesor certificat nr. 2176.

11. Împuternicirea administratorului unic Dragoș-Octavian Diaconu pentru semnarea hotărârii în numele acționarilor și, cu drept de substituire, pentru efectuarea tuturor formalităților necesare în scopul implementării, depunerii, înregistrării, publicării hotărârii AGOA și/sau operațiunilor aprobate prin aceasta, inclusiv reprezentarea Societății în fața oricăror autorități în acest scop.

INFORMAȚII GENERALE CU PRIVIRE LA ADUNĂRILE GENERALE ALE ACȚIONARILOR

La data convocării Adunării Generale ale Acționarilor Ordinare capitalul social al societății este de 419.130 RON divizat în 4.191.300 acțiuni nominative, comune, dematerializate cu o valoare nominală de 0,1 RON /acțiune, fiecare acțiune dând dreptul la 1 (un) vot în ședințele Adunării Generale ale Acționarilor.

Disponibilitate materiale informative, completare ordine de zi și întrebări privind subiectele de pe ordinea de zi.

Materialele informative care privesc desfășurarea ședinței adunărilor generale: convocatorul AGA, numărul total al acțiunilor emise și al drepturilor de vot la data convocării, Actul constitutiv în vigoare, proiectele de hotărâre propuse spre aprobare AGA, formularele de împuternicire specială și de vot prin corespondență pot fi obținute de acționari, începând cu 30 de zile anterioare AGEA și AGOA, de la sediul societății situat în mun. București, str. Banu Antonache, Nr. 40-44, Etaj, 2, Birou privat nr. 2.5, Sector 1 sau de pe pagina de internet a acesteia https://www.arcticstream.ro/investors

Dreptul de a adresa întrebări. Fiecare acţionar are dreptul să adreseze întrebări privind punctele de pe ordinea de zi a adunărilor generale până la data de 20.04.2023 ora 18:00, iar răspunsul va fi dat în cadrul adunării sau prin postarea răspunsului pe pagina de internet a societății. Pentru a adresa întrebări, acționarul trebuie să transmită copia actului de identitate pentru acționarul persoană fizică, respectiv copia actului de identitate al reprezentantului legal al acționarului persoană juridică și certificat constatator eliberat de Registrul Comerțului cu cel mult 30 de zile anterioare publicării convocatorului AGA, ca dovadă a calității de acționar. Întrebările vor putea fi transmise prin poștă sau servicii de curierat la adresa societății sau prin mijloace electronice cu semnătură electronică extinsă la adresa  de e-mail: investors@arcticstream.ro

Dreptul de a propune noi puncte pe ordinea de zi. Unul sau mai mulţi acţionari înregistrați în Registrul Acționarilor la data de referință, reprezentând, individual sau împreună, cel puţin 5% din capitalul social, au dreptul, în cel mult 15 zile de la publicarea convocării în Monitorul Oficial, a) să formuleze cereri pentru introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGA, cu condiţia ca fiecare punct să fie însoţit de o justificare sau de un proiect de hotărâre propus spre aprobare, precum şi b) să prezinte proiecte de hotărâre pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGA.

Pentru exercitarea acestui drept, acționarii îndreptățiți vor putea depune/transmite, împreună cu acte care permit identificarea acestora (copia documentului de identitate pentru persoane fizice, respectiv copia documentului de identitate al reprezentantului legal al acționarului persoană juridică și certificat constatator eliberat de Registrul Comerțului ce cel mult 30 de zile anterioare publicării convocatorului AGA), solicitarea adresată Societății, în plic închis în original, prin poștă sau servicii de curierat, la adresa mun. București, str. Banu Antonache, Nr. 40-44, Etaj, 2, Birou privat nr. 2.5, Sector 1 sau e-mail cu semnătură electronică extinsă încorporată conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, la adresa investors@arcticstream.ro, până cel tarziu la ora 24:00 a celei de-a 15 zi, calculate incepand cu prima zi dupa publicarea convocatorului in Monitorul Oficial cu mențiunea scrisă „PROPUNERE DE NOI PUNCTE PE ORDINEA DE ZI PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACȚIONARILOR DIN DATA DE 26.04.2023”.

În cazurile în care exercitarea drepturilor menționate anterior determină modificarea ordinii de zi a adunării generale comunicate deja acționarilor, societatea face disponibilă o ordine de zi revizuită, folosind aceeași procedură ca și cea utilizată pentru ordinea de zi anterioară, înainte de data de referință a adunării generale a acționarilor, așa cum este definită aceasta prin reglementările A.S.F., precum și cu respectarea termenului de cel puțin 10 zile înaintea adunării generale, astfel încât să permită celorlalți acționari să desemneze un reprezentant sau, dacă este cazul, să voteze prin corespondență.

Participarea la AGA

Conform prevederilor legale în vigoare, au dreptul de a participa și de a vota în cadrul Adunării numai persoanele care sunt înregistrate ca acționari la sfârșitul zilei de 13 Aprilie 2023 stabilită ca data de referință. Acționarii pot participa personal (fizic sau online ) sau pot fi reprezentați în cadrul ședinței Adunării Generale a Acționarilor prin mandatari cărora li s-a acordat o împuternicire specială sau o împuternicire generală de reprezentare, în condițiile art. 105 alin (10) din Legea nr.24/2017 privind emitenţii de instrumente financiare şi operaţiuni de piaţă.

Dreptul de vot poate fi exercitat prin participare fizică la AGA sau prin corespondență – servicii de poștă sau curierat. De asemenea exista si optiunea ca votul sa fie transmis prin prin e-mail la adresa investors@arcticstream.ro, dar atragem atentia ca pentru aceasta optiune reglementarile existente impun folosirea semnăturii electronice extinse încorporată conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

Pentru a participa online se va putea utiliza platforma eVOTE[1] pentru votul electronic.

Platforma eVOTE este accesibila pe baza de user si parola, pentru fiecare actionar in parte, ce pot fi obtinute dupa completarea campurilor obligatorii cu informatiile necesare si carcarea actelor necesare conform instructiunii de utilizare pe care Arctic Stream o pune la dispozitie.

Votul electronic prin platforma eVOTE poate fi exercitat in conformitate cu prevederile art. 197 din Regulamentul ASF nr. 5/2018, prin accesarea link-ului https://ast.evote.ro/login    de pe orice dispozitiv conectat la internet. Prin aceasta actionarii se pot inrola si vota prin platforma eVOTE la adresa indicata, care contine optiuni de vot pentru toate punctele de pe ordinea de zi si pentru chestiunile administrative aferente. Platforma permite verificarea ulterioara a modului in cares-a votat in AGA si, totodata asigura posibilitatea ca fiecare actionar prezent la adunare sa isi poata verifica votul exercitat.

Actionarul se poate conecta si vota ori de cate ori doreste in intervalul desemnat votului electronic, inclusiv live in timpul sedintei AGA, ultima optiune de vot (inainte de expirarea sesiunii de vot) fiind cea inregistrata. Durata de tip pentru exprimarea votului live se va afisa in platforma pentru fiecare punct supus votului.

In cadrul platformei eVOTE pentru identificare si acces online la sedinta AGOA, actionarii vor furniza urmatoarele informatii:

In cazul persoanelor fizice:

• numele si prenumele;
• codul numeric personal;
• adresa de e-mail
• copia actului de identitate (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permise de sedere)
• numarul de telefon (optional)

sau

• credentiale de acces generate in urma identificarii prin intermediul Platformei de Inrolare Investitori dezvoltata de Depozitarul Central S.A.: https://www.roclear.ro/Inrolare-Investitori/

In cazul persoanelor juridice:

• denumirea persoanei juridice;
• cod unic de inregistrare (CUI);
• numele si prenumele reprezentantului legal;
• codul numeric personal al reprezentantului legal;
• adresa de e-mail;
• actul de identitate al reprezentantului legal (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere)
• copia certificatului constatator eliberat de registrul comertului sau a oricarui document echivalent emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul persoana juridica este inmatriculat in mod legal, prezentat in original sau in copie conform cu originalul. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica, vor fi emise cu cel mult 3 luni raportat la data publicarii Convocarii AGA.

Documentele prezentate intr-o alta limba decat engleza vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat in limbile romana/engleza.

Important de mentionat: copia electronica a documentelor mai sus mentionate va fi incarcata online in campurile dedicate. Fisierele ce pot fi incarcate pot avea una dintre urmatoarele extensii: .jpg, .pdf, png.

In situatia desemnarii de catre actionar a unui reprezentant conventional, acesta va incarca online in platforma eVOTE o copie electronica a documentului de identificare si procura speciala sau generala.

Procurile speciale si cele generate trebuie depuse anterior la Societate in conditiile mentionate in prezenta Procedura.

Votul electronic exprimat presupune bifarea unei optiuni de vot si apasarea butonului „Inregistreaza votul”, Nu se vor lua in considerare voturile marcate in platforma fara apasarea butonului „Inregistreaza votul”.

In situatia in care, in urma procesului de identificare online apar neconcordante intre datele oferite de actionar si cele din Registrul actionarilor la Data de Referinta, actionarul va fi instiintat si va fi indrumat sa contacteze Societatea la adresa mun. București, str. Banu Antonache, Nr. 40-44, Etaj, 2, Birou privat nr. 2.5, Sector 1, email: investors@arcticstream.ro sau la numarul de telefon +40 371 493 579, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09:00 -18:00.

Arctic Stream si reprezentantii platformei eVOTE vor asigura confidentialitatea Datelor cu Caracter Personal si vor Prelucra Datele cu Caracter Personal exclusiv in scopul desfasurarii sedintei AGA si implementarii/inregistrarii hotararilor adoptate, conform prevederilor legale aplicabile.

În cazul votului personal, acționarii persoane fizice și acționarii persoane juridice sunt îndreptătiți să participe la ședința AGA prin simpla probă a identității făcută, în cazul acționarilor persoane fizice, cu actul de identitate (buletin de identitate, carte de identitate, pașaport, permis de ședere) și, în cazul acționarilor persoane juridice, cu actul de identitate al reprezentantului legal (buletin de identitate, carte de identitate, pașaport, permis de sedere). Calitatea de reprezentant legal se dovedește cu un certificat constatator eliberat de Registrul Comerțului sau altă entitate echivalentă, cu cel mult 30 zile înaintea publicării convocatorului AGA. Documentele prezentate într-o altă limbă decât engleză vor fi însoțite de traducerea realizată de un traducător autorizat în limbile română/engleză.

In cazul votului prin reprezentare, acesta se poate face şi prin alte persoane decât acţionarii, pe baza unei împuterniciri speciale sau generale. Societatea va publica pe site formuarul de împuternicire specială. În cazul în care un acționar este reprezentat de o instituție de credit care prestează servicii de custodie, aceasta va putea vota în adunarea generală a acționarilor pe baza instrucțiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fără a mai fi necesară întocmirea unei împuterniciri speciale sau generale de către acționar. Custodele votează în adunarea generală a acționarilor exclusiv în conformitate și în limita instrucțiunilor primite de la clienții săi având calitatea de acționari la data de referință.

Împuternicirile generale, înainte de prima lor utilizare, și împuternicirile speciale se depun la societate cu 48 de ore înainte de adunarea generală la sediul societății din mun. București, str. Banu Antonache, Nr. 40-44, Etaj, 2, Birou privat nr. 2.5, Sector 1 sau expediate prin e-mail cu semnătură electronică extinsă încorporată conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, la adresa investors@arcticstream.ro, astfel încât să fie înregistrate la societate în termenul menționat. Acționarii vor menționa pe plic sau în subiectul mesajului electronic, după caz: „VOT PRIN CORESPONDENTA PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACTIONARILOR DIN DATA DE 26.04.2023” Împuternicirile transmise în altă modalitate decât cea descrisă sau neînregistrate în termenul menționat nu vor fi luate în considerare. Împuternicirile generale, înainte de prima lor utilizare, se depun în copie, cuprinzând menţiunea conformităţii cu originalul sub semnătura reprezentantului. Copii ale împuternicirilor sunt reţinute de societate, făcându-se menţiune despre aceasta în procesul verbal al adunării generale.

În cazul votului prin corespondență, acționarii vor completa, semna și transmite, pentru a fi înregistrat la Societate cu cel puțin 48 ore înaintea ședinței AGA formularul de vot prin corespondență pus la dispoziție în format fizic, la sediul societății, pe pagina de internet a societății. Formularele pe suport de hârtie vor fi trimise în plic închis la sediul societății din mun. București, str. Banu Antonache, Nr. 40-44, Etaj, 2, Birou privat nr. 2.5, Sector 1, menționându-se pe plic în clar și cu majuscule, „VOT PRIN CORESPONDENTA PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACTIONARILOR DIN DATA DE 26.04.2023”. Ele pot fi transmise și prin e-mail la adresa investors@arcticstream.ro cu aceeași mențiune la „subiectul” mesajului electronic , dar alegerea acestei metode presupune folosirea semnăturii electronice extinse încorporată conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

În situaţia în care acţionarul care şi-a exprimat votul prin corespondenţă participă personal sau prin reprezentant la adunarea generală, votul prin corespondenţă exprimat pentru acea adunare generală este anulat. În acest caz este luat în considerare doar votul exprimat personal sau prin reprezentant.

Dacă persoana care reprezintă acţionarul prin participare personală la adunarea generală este alta decât cea care a exprimat votul prin corespondenţă, atunci pentru valabilitatea votului său aceasta prezintă la adunare o revocare scrisă a votului prin corespondenţă, semnată de acţionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenţă. Acest lucru nu este necesar dacă acţionarul sau reprezentantul legal al acestuia este prezent la adunarea generală.

Formularul de vot prin corespondență, respectiv împuternicire specială / generală vor fi însoțite de documente doveditoare ale calității de acționar, respectiv:

• copia actului de identitate a acționarului persoană fizică, conformă cu originalul;
• certificatul de înregistrare al acționarului persoană juridică, în copie conformă cu originalul;
• certificatul constatator al acționarului persoană juridică eliberat de Registrul Comerțului sau document oficial echivalent care să ateste calitatea de reprezentant legal a semnatarului împuternicirii, emis cu cel mult 30 zile înainte de data publicării anunțului de convocare a AGA, în original sau în copie conformă cu originalul, precum și copia actului de identitate al reprezentantului legal (conformă cu originalul);
• copia actului de identitate al mandatarului (persoanei împuternicite), conformă cu originalul

Documentele prezentate într-o altă limbă decât engleză vor fi însoțite de traducerea autorizată în limbile română/engleză. Propunerile de hotărâre, cererile pentru introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGA precum și împuternicirile și buletinele de vot nedepuse în termen, incomplete, ilizibile sau neînsoțite de documentele doveditoare ale calității de acționar nu vor fi luate în considerare.

Prezentul convocator se va completa cu prevederile legale aplicabile.

Informații suplimentare se pot obține la sediul Societății, la tel. +40 371 493 579 sau la adresa de email investors@arcticstream.ro.

ADMINISTRATOR UNIC,
DRAGOȘ-OCTAVIAN DIACONU

 [1] Optiunea de exprimare a votului pe hartie in sala de sedinta exclude optiunea de exprimare a votului prin platforma eVote, actionarii fiind tinuti sa urmeze in mod strict instructiunile AST care asigura exprimarea corecta a voturilor.