MED LIFE S.A. – CONVOCATOR AGOA și AGEA 15.12.2020

MED LIFE S.A.
CONVOCARE

Consiliul de Administrație al societății MED LIFE S.A., societate pe acțiuni administrată în sistem unitar și funcționând în conformitate cu legile din România, cu sediul social în România, București, Calea Griviței nr. 365, Sector 1, înregistrată la Registrul Comerțului de pe lângă Tribunalul București sub nr. J40/3709/1996, cod unic de înregistrare 8422035, având capital social subscris și vărsat în cuantum de 5.536.270,5 RON (numită în continuare “Societatea”), în conformitate cu prevederile art. 117 din Legea societăților 31/1990, republicată (“Legea nr. 31/1990“), Legii 24/2017 privind emitenţii de instrumente financiare şi operaţiuni de piaţă (“Legea nr. 24/2017”) și reglementările secundare emise în aplicarea acesteia coroborate cu art. 10 din actul constitutiv al Societății,

Convoacă:

ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR (“AGOA”) ȘI
ADUNAREA GENERALĂ EXTRAORDINARĂ A ACŢIONARILOR (“AGEA”)
(fiecare o “Adunare” și împreună “Adunările”)

în data de 15.12.2020, ora 10.00 (ora României) pentru AGOA, respectiv ora 11:00 (ora României) pentru AGEA la sediul Societăţii situat în Bucureşti, Calea Grivitei nr. 365, cladire CEx, sector 1, pentru toţi acţionarii înregistraţi în registrul acţionarilor ţinut de Depozitarul Central – S.A. la sfârşitul zilei de 07.12.2020, stabilită ca dată de referinţă pentru ţinerea AGOA și AGEA, având următoarea ordine de zi:

Ordine de zi AGOA

1.  Alegerea a 7 (șapte) membri ai Consiliului de Administrație al Societății pentru ocuparea poziției de administrator, având în vedere expirarea mandatelor de administratori ai membrilor actuali ai Consiliului de Administrație ai Societății începând cu data de 20.12.2020. Durata mandatului administratorilor aleși va fi de 4 ani, începând cu data de 21.12.2020. Fiecare dintre administratorii aleși va încheia cu Societatea un contract de administraţie în forma aprobată de adunarea generală extraordinară a acționarilor nr.1 din data de 27.04.2017.
2. Împuternicirea Președintelui Consiliului de Administrație al Societăţii, să semneze, în numele şi pe seama Societăţii, contractele de administraţie care vor fi încheiate de Societate cu administratorii aleși conform punctului 1 pentru desfăşurarea activităţii acestora în calitate de membrii ai Consiliului de Administraţie și împuternicirea Vicepreședintelui Consiliului de Administrație pentru a semna contractul de administrație ce va fi încheiat de Societate cu Președintele Consiliului de Administrație.
3. Aprobarea remuneraţiei membrilor Consiliului de Administraţie pentru întreaga perioadă a noilor mandate acordate potrivit punctului 1 de mai sus, după cum urmează (i) echivalentul În RON al sumei de 5.000 EUR/lună net pentru fiecare membru al Consiliului de Administraţie cu excepţia preşedintelui şi (ii) echivalentul în RON al sumei de 7.000 EUR/lună net pentru preşedintele Consiliului de Administraţie;
4. Împuternicirea D-lui. Mihail Marcu, în calitate de Președinte al Consiliului de Administrație al Societăţii, pentru a efectua formalitățile legale ce se impun în vederea îndeplinirii condițiilor de publicitate a hotărârilor adoptate de AGOA din data de 15.12.2020 sau 16.12.2020, precum și acordarea acestuia a dreptului de a delega unei alte persoane mandatul pentru efectuarea formalităților menționate anterior.

Ordine de zi AGEA

1. Aprobarea majorării capitalului social cu suma de 27.681.352,50 RON de la valoarea actuală de 5.536.270,5 RON la valoarea de 33.217.623 RON prin emisiunea unui număr de 110.725.410 acțiuni noi cu o valoare nominală de 0,25 RON/acțiune (“Majorarea de Capital Social”). Majorarea de Capital Social se va realiza prin încorporarea rezervelor, iar acțiunile nou emise vor fi alocate în mod gratuit acționarilor Societății înregistrați în registrul acţionarilor ţinut de Depozitarul Central – S.A. la data de 04.01.2021, stabilită ca dată de înregistrare (“Data de Înregistrare”). Fiecare acționar înregistrat în registrul acţionarilor ţinut de Depozitarul Central – S.A. la Data de Înregistrare va primi gratuit un număr de 5 acțiuni nou emise pentru fiecare acțiune deținuta la Data de Înregistrare.
   Majorarea de Capital Social se va realiza pentru susţinerea activităţii curente a Societăţii.
2. Aprobarea Modificării Actului Constitutiv al Societății ca urmare a Majorării de Capital Social astfel:
   Punctele 4.1. și 4.2 din Articolul 4 Capitalul social și acțiunile din Actul Constitutiv al Societății se modifică și vor avea următorul conținut:
   “4.1. Capitalul social al Societății în valoare de 33.217.623 RON, integral subscris și vărsat după cum urmează:
   a. Numerar: 32.210.123 Ron și 362.161,10 USD;
   b. În natură: 2.935,50 RON.
   4.2. Capitalul social este divizat în 132.870.492 acțiuni, cu o valoare nominală de 0,25 RON/acțiune.”
3. Împuternicirea Consiliului de Administrație al Societății pentru a derula Majorarea de Capital Social, precum și pentru a întocmi și a semna oricare și toate documentele necesare Majorării de Capital Social, inclusiv pentru actualizarea Actului Constitutiv actualizat al Societății;
4. Aprobarea datei de 04.01.2021, ca Data de Înregistrare pentru identificarea acționarilor asupra cărora se răsfrâng efectele hotărârii AGEA, inclusiv dreptul de a beneficia de acțiunile gratuite care urmează a fi emise ca urmare a Majorării de Capital Social;
5. Aprobarea datei de 30.12.2020 ca ex date, data de la care acțiunile Societății se tranzacționează fără drepturile care derivă din AGEA;
6. Aprobarea datei de 05.01.2021 ca dată a plății pentru acțiunile gratuite ce vor fi emise în cadrul Majorării de Capital Social.
7. Împuternicirea D-lui. Mihail Marcu, în calitate de Președinte al Consiliului de Administrație al Societăţii pentru a efectua formalitățile legale ce se impun în vederea îndeplinirii condițiilor de publicitate a hotărârilor adoptate de AGEA din data de 15.12.2020 sau 16.12.2020, precum și acordarea acestuia a dreptului de a delega unei alte persoane mandatul pentru efectuarea formalităților menționate anterior.

Doar persoanele care sunt înregistrate ca acționari la Data de Referință 07.12.2020 în registrul acționarilor Societății ținut de Depozitarul Central S.A. au dreptul de a participa și de a vota în cadrul AGOA, respectiv AGEA.

Propuneri ale acţionarilor privind Adunările

Unul sau mai mulți acționari reprezentând, individual sau împreună, cel puțin 5% din capitalul social al Societății (denumiți în cele ce urmează “Inițiatori”) au dreptul:

• (a) de a introduce puncte pe ordinea de zi a Adunărilor, cu condiția ca fiecare punct să fie însoțit de o justificare sau de un proiect de hotărâre propus spre adoptare de AGOA și/sau AGEA; și
• (b) de a prezenta proiecte de hotărâre pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA și/sau AGEA.

Cererile Inițiatorilor cu privire la introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi, precum și proiectele de hotărâri pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA, respectiv AGEA, însoţite de copia actului de identitate valabil al Inițiatorului, pot fi înaintate după cum urmează:

• a) depuse la registratura Societății din Bucureşti, Calea Grivitei nr. 365, cladire CEx, sectorul 1, până la data de 02.12.2020, ora 16.00 (ora României), în plic închis, cu menţiunea scrisă clar şi cu majuscule “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020”;
• b) transmise către registratura Societății din Bucureşti, Calea Grivitei nr. 365, cladire CEx, sectorul 1, până la data de 02.12.2020, ora 16.00 (ora României), în plic închis, cu menţiunea scrisă clar şi cu majuscule “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020”;
• c) transmise prin e-mail cu semnătură electronică extinsă, încorporată conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, până la data de 02.12.2020, ora 16:00 (ora României), la adresa investors@medlife.ro, menționând la subiect “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020”.

Acţionarii Societăţii, indiferent de participaţia deţinută în capitalul social, precum și membrii actuali ai Consiliului de Administraţie al Societăţii pot prezenta propuneri de candidați pentru numirea în calitate de membru al consiliului de administraţie, cuprinzând informaţii despre numele, domiciliul şi calificarea profesională a persoanelor propuse şi însoţite de (i) o copie a actului de identitate valid al acţionarului/membrului actual al Consiliului de Administraţie al Societăţii (în cazul persoanelor fizice, buletin/carte de identitate/pașaport, respectiv în cazul persoanelor juridice, buletin/carte de identitate/pașaport al reprezentantului legal înscris în lista acționarilor Societăţii, emisă de Depozitarul Central S.A.), (ii) curriculum vitae al persoanei propuse și (iii) declarație pe propria răspundere a candidatului din care să rezulte că persoana în cauză nu se află în vreuna din situațiile de incompatibilitate prevăzute de cadrul normativ aplicabil ori că înțelege să renunțe la orice situație de incompatibilitate în vederea aprobării sale și că, acceptă mandatul, în ipoteza în care va fi ales. Propunerile de candidați împreună cu documentele menționate mai sus pot fi înaintate după cum urmează:

• a) depuse la registratura Societății din Bucureşti, Calea Grivitei nr. 365, cladire CEx, sectorul 1, până la data de 02.12.2020, ora 16:00 (ora României), în plic închis, cu menţiunea scrisă clar şi cu majuscule “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020“;
• b) transmise către registratura Societății din Bucureşti, Calea Grivitei nr. 365, cladire CEx, sectorul 1, prin orice formă de curierat cu confirmare de primire, astfel încât să fie înregistrat ca fiind primit la registratura Societății până la data de 02.12.2020, ora 16:00 (ora României), în plic închis, cu menţiunea scrisă clar şi cu majuscule “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020“;
• c) transmise prin e-mail cu semnătură electronică extinsă, încorporată conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, până la data de 02.12.2020, ora 16:00 (ora României), la adresa investors@medlife.ro, menționând la subiect “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020“.

Lista cuprinzând informaţii despre numele, domiciliul şi calificarea profesională a persoanelor propuse spre a fi alese în funcţia de membru al Consiliului de Administrație se va afla la dispoziția acționarilor pe website-ul Societăţii (www.medlife.ro) și la sediul Societăţii, putând fi consultată și completată de aceștia.

Lista completă cu privire la candidații propuși pentru funcția de membru al consiliului de administrație, împreună cu curriculum vitae al candidaților propuși și o notă cu privire la îndeplinirea de către candidați a criteriilor de eligibilitate pentru funcția de membru al consiliului de administrație va fi publicată cu cel puțin 10 zile calendaristice anterioare datei AGOA.

Ordinea de zi completată cu punctele propuse de acționarii sus-menționați va fi publicată cu îndeplinirea cerințelor prevăzute de lege și de actul constitutiv pentru convocarea Adunărilor cu cel puțin 10 zile calendaristice înaintea AGOA și/sau AGEA.

Întrebări referitoare la adunarea generală a acţionarilor

Acţionarii Societății, indiferent de nivelul participaţiei la capitalul social, pot depune întrebări în scris privind punctele de pe ordinea de zi a Adunărilor, însoţite de copia actului de identitate valabil al acționarului, astfel:

• a) depuse la registratura Societății din Bucureşti, Calea Grivitei nr. 365, cladire CEx, sectorul 1, în plic închis, cu menţiunea scrisă clar şi cu majuscule “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020” până la data de 14.12.2020, ora 16:00 (ora României);
• b) transmise către registratura Societății din Bucureşti, Calea Grivitei nr. 365, cladire CEx, sectorul 1, prin orice formă de curierat cu confirmare de primire, astfel încât să fie înregistrate ca fiind primite la registratura Societății până la data de 14.12.2020, ora 16:00 (ora României), în plic închis, cu menţiunea scrisă clar şi cu majuscule “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020”;
• c) transmise prin e-mail cu semnătură electronică extinsă încorporată, conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, însoţită de copia actului de identitate valabil al acționarului, la adresa investors@medlife.ro, menţionând la subiect: “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020” până la data de 14.12.2020 ora 16:00 (ora României).

Participarea la adunările generale ale acţionarilor

Accesul acţionarilor înregistrați în registrul acționarilor la Data de Referință și îndreptăţiţi să participe la Adunări este permis prin simpla probă a identităţii acestora, făcută, (i) în cazul acţionarilor persoane fizice, cu actul de identitate al acestora sau, (ii) în cazul acţionarilor persoanelor juridice, cu actul de identitate al reprezentantului legal, iar (iii) în cazul acţionarilor persoanelor juridice şi al acţionarilor persoane fizice reprezentate, cu împuternicirea dată persoanei care le reprezintă, cu respectarea prevederilor legale aplicabile în materie.

Acționarii înregistrați la Data de Referință în registrul acționarilor Societății ținut de Depozitarul Central S.A. pot participa personal sau prin reprezentare la Adunări, fiecare acţionar având dreptul de a desemna orice altă persoană fizică sau juridică în calitate de reprezentant pentru a participa şi a vota în numele său în cadrul AGOA și/sau AGEA, cu respectarea prevederilor art. 92 din Legea nr. 24/2017.

Un acţionar poate desemna o singură persoană să îl reprezinte la AGOA și/sau AGEA. Cu toate acestea, dacă un acţionar deţine acţiuni ale Societății în mai multe conturi de valori mobiliare, această restricţie nu îl va împiedica să desemneze un reprezentant separat pentru acţiunile deţinute în fiecare cont de valori mobiliare cu privire la o anumită adunare generală. Totuși, acţionarului i se interzice să exprime voturi diferite în baza acţiunilor deţinute de acesta în capitalul social al Societății.

În cazul participării prin reprezentare, acționarul va desemna un reprezentant printr-o procură specială întocmită în baza formularului de procură specială pus la dispoziția acționarilor de către Societate, atât în limba română, cât și în limba engleză, sau printr-o împuternicire generală acordată în condițiile prezentate mai jos.

Un acţionar poate desemna prin procură unul sau mai mulţi reprezentanţi supleanţi care să îi asigure reprezentarea în AGOA și/sau AGEA în cazul în care reprezentantul desemnat este în imposibilitate de a-şi îndeplini mandatul. În cazul în care prin procură sunt desemnaţi mai mulţi reprezentanţi supleanţi, trebuie indicată şi ordinea în care aceştia îşi vor exercita mandatul.

În cazul în care un acţionar este reprezentat de o instituţie de credit care prestează servicii de custodie, aceasta va putea vota în AGOA și/sau AGEA pe baza instrucţiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fără a mai fi necesară întocmirea unei împuterniciri speciale sau generale de către acţionar. Custodele va vota în Adunare exclusiv în conformitate şi în limita instrucţiunilor primite de la clienţii săi având calitatea de acţionari la Data de Referinţă.

În situaţia discutării în cadrul AGOA și/sau AGEA, în conformitate cu prevederile legale, a unor puncte neincluse pe ordinea de zi publicată, împuternicitul poate vota pe marginea acestora conform interesului acţionarului reprezentat.

Procura Specială

Procura specială este valabilă doar pentru Adunarea pentru care a fost solicitată. Procura specială poate fi acordată doar prin utilizarea formularului de procură specială pus la dispoziția acționarilor de către Societate conform secțiunii Alte prevederi cu privire la Adunări de mai jos.

Reprezentantul are obligaţia să voteze în conformitate cu instrucţiunile formulate de acţionarul care l-a desemnat. Procurile speciale trebuie să conțină instrucțiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi a Adunării.

În cazul procurii speciale, un exemplar original, completat în limba română sau în limba engleză și semnat de acționar, împreună cu o copie a actului de identitate al acționarului și al reprezentantului, se vor transmite Societății astfel:

• a) depuse la registratura Societății din Bucureşti, Calea Grivitei nr. 365, cladire CEx, sectorul 1, în plic închis, cu menţiunea scrisă clar şi cu majuscule “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020” până la data de 13.12.2020, ora 08:00 (ora României) pentru AGOA, respectiv ora 09:00 (ora României) pentru AGEA;
• b) transmise către registratura Societății din Bucureşti, Calea Grivitei nr. 365, cladire CEx, sectorul 1, prin orice formă de curierat cu confirmare de primire, astfel încât să fie înregistrate ca fiind primite la registratura Societății până la data de 13.12.2020, ora 08:00 (ora României) pentru AGOA, respectiv ora 09:00 (ora României) pentru AGEA, în plic închis, cu menţiunea scrisă clar şi cu majuscule “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020“;
• c) transmise prin e-mail cu semnătură electronică extinsă încorporată, conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, însoţită de documentele de identificare valabile, la adresa investors@medlife.ro, menţionând la subiect: “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020” până la data de 13.12.2020, ora 08:00 (ora României) pentru AGOA, respectiv ora 09:00 (ora României) pentru AGEA.

În toate cazurile, reprezentantul va prezenta organizatorilor Adunărilor, un exemplar original al procurii speciale la înregistrare.

Prevederi speciale privind procura generală

Procura generală va fi valabilă numai dacă: (i) este acordată pentru o perioadă care nu va depăşi 3 ani, (ii) permite în mod expres reprezentantului acţionarului care a acordat o astfel de procură să voteze în toate aspectele aflate în dezbaterea adunărilor generale ale acţionarilor Societății, inclusiv în ceea ce priveşte acte de dispoziţie şi (iii) este acordată de către acţionar, în calitate de client, unui intermediar definit conform art. 2 alin. (1) pct. 20 din Legea 24/2017 sau unui avocat. Acţionarii Societății nu pot fi reprezentaţi în Adunări pe baza procurii generale de către o persoană care se află într-o situaţie de conflict de interese ce poate apărea în special în unul dintre următoarele cazuri:

• a) este un acţionar majoritar al Societății, sau o altă entitate, controlată de respectivul acţionar;
• b) este membru al unui organ de administrare, de conducere sau de supraveghere al Societății, al unui acţionar majoritar sau al unei entităţi controlate, conform celor prevăzute la lit. a);
• c) este un angajat sau un auditor al Societății ori al unui acţionar majoritar sau al unei entităţi controlate, conform celor prevăzute la lit. a);
• d) este soţul, ruda sau afinul până la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevăzute la lit. a)-c).

Procura generală trebuie să conţină cel puţin următoarele informaţii: 1. numele/denumirea acţionarului; 2. numele/denumirea reprezentantului (cel căruia i se acordă procura); 3. data procurii, precum şi perioada de valabilitate a acesteia, cu respectarea prevederilor legale; procurile purtând o dată ulterioară au ca efect revocarea procurilor datate anterior; 4. precizarea faptului că acţionarul împuterniceşte reprezentantul să participe şi să voteze în numele său prin procura generală în adunarea generală a acţionarilor pentru întreaga deţinere a acţionarului la data de referinţă, cu specificarea expresă a societăţii/societăţilor pentru care se utilizează respectiva procură generală.

Procura generală încetează în conformitate cu alin. 2 al art. 202 din Regulamentul ASF nr. 5/2018.

Înainte de prima ei utilizare, o copie a procurii generale semnată de acționar și având conținutul minim prevăzut de Regulamentul ASF nr. 5/2018, cuprinzând menţiunea conformităţii cu originalul sub semnătura reprezentantului, împreună cu o declarație pe proprie a intermediarului sau a avocatului conform celor de mai jos se vor transmite Societății astfel:

a) depuse la registratura Societății din Bucureşti, Calea Grivitei nr. 365, cladire CEx, sectorul 1, în plic închis, cu menţiunea scrisă clar şi cu majuscule “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020” până la data de 13.12.2020, ora 08:00 (ora României) pentru AGOA, respectiv ora 09:00 (ora României) pentru AGEA;

b) transmise către registratura Societății din Bucureşti, Calea Grivitei nr. 365, cladire CEx, sectorul 1, prin orice formă de curierat cu confirmare de primire, astfel încât să fie înregistrate ca fiind primite la registratura Societății până la data de 13.12.2020, ora 08:00 (ora României) pentru AGOA, respectiv ora 09:00 (ora României) pentru AGEA, în plic închis, cu menţiunea scrisă clar şi cu majuscule “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020”;

c) transmise prin e-mail cu semnătură electronică extinsă încorporată, conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, însoţită de documentele de identificare valabile, la adresa investors@medlife.ro, menţionând la subiect: “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020” până la data de 13.12.2020, ora 08:00 (ora României) pentru AGOA, respectiv ora 09:00 (ora României) pentru AGEA.

Declarația pe propria răspundere dată de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit împuternicirea de reprezentare prin împuternicirea generală va specifica următoarele:

• (i) împuternicirea este acordată de respectivul acţionar, în calitate de client, intermediarului sau, după caz, avocatului;
• (ii) împuternicirea generală este semnată de acţionar, inclusiv prin ataşare de semnătură electronică extinsă, dacă este cazul.

Declaraţia trebuie depusă în original, semnată şi, după caz, ştampilată, fără îndeplinirea altor formalităţi în legătură cu forma acesteia. Declaraţia se depune la Societate odată cu procura generală, în condițiile și termenele prevăzute mai sus.

Copiile certificate ale procurilor generale sunt reţinute de Societate, făcându-se menţiune despre aceasta în procesul-verbal al fiecărei Adunări.

Alte prevederi privind reprezentarea

Acţionarii pot să îşi desemneze şi să îşi revoce reprezentantul prin mijloace electronice de transmisie a datelor, revocarea urmând a-și produce efecte și a fi opozabilă Societății dacă a fost recepționată de Societate până la termenul limită pentru depunerea/transmiterea procurilor.

Împuternicitul nu poate fi substituit de o altă persoană decât în cazul în care acest drept i-a fost conferit în mod expres de către acţionar în împuternicire. În condiţiile în care persoana împuternicită este o persoană juridică, aceasta poate să îşi exercite mandatul primit prin intermediul oricărei persoane ce face parte din organul său de administrare sau conducere sau dintre angajaţii săi.

Votul prin corespondenţă

Acționarii Societății înregistrați la Data de Referință în registrul acționarilor Societății ținut de Depozitarul Central S.A. au posibilitatea de a vota prin corespondență prin utilizarea formularului de buletin de vot pentru votul prin corespondență pus la dispoziția acționarilor de către Societate, atât în limba română, cât şi în limba engleză.

Votul prin corespondenţă poate fi exprimat de către un reprezentant convențional al acționarului numai în situaţia în care acesta a primit din partea respectivului acţionar o împuternicire specială/generală care se depune la Societate în conformitate cu art. 92 alin. (14) din Legea nr. 24/2017 sau dacă reprezentantul este o instituţie de credit care prestează servicii de custodii, cu respectarea art. 92 alin. (11) din Legea nr. 24/2017. Dacă persoana care reprezintă acţionarul prin participare personală la AGOA și/sau AGEA este alta decât cea care a exprimat votul prin corespondenţă, atunci pentru valabilitatea votului său aceasta prezintă secretarului de ședință al AGOA și/sau AGEA o revocare scrisă a votului prin corespondenţă semnată de acţionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenţă. Acest lucru nu este necesar dacă acţionarul sau reprezentantul legal al acestuia este prezent personal în cadrul AGOA și/sau AGEA.

În cazul votului prin corespondență, buletinele de vot, completate în limba română sau engleză și semnate, împreună cu o copie a actului de identitate al acționarului, pot fi înaintate după cum urmează:

a) depuse la registratura Societății din Bucureşti, Calea Grivitei nr. 365, cladire CEx, sectorul 1, în plic închis, cu menţiunea scrisă clar şi cu majuscule “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020” până la data de 13.12.2020, ora 08:00 (ora României) pentru AGOA, respectiv ora 09:00 (ora României) pentru AGEA;

b) transmise către registratura Societății din Bucureşti, Calea Grivitei nr. 365, cladire CEx, sectorul 1, prin orice formă de curierat cu confirmare de primire, astfel încât să fie înregistrate ca fiind primite la registratura Societății până la data de 13.12.2020, ora 08:00 (ora României) pentru AGOA, respectiv ora 09:00 (ora României) pentru AGEA, în plic închis, cu menţiunea scrisă clar şi cu majuscule “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020”;

c) transmise prin e-mail cu semnătură electronică extinsă încorporată, conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, însoţită de documentele de identificare valabile, la adresa investors@medlife.ro, menţionând la subiect: “PENTRU ADUNĂRILE GENERALE ALE ACŢIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 15/16 DECEMBRIE 2020” până la data de 13.12.2020, ora 08:00 (ora României) pentru AGOA, respectiv ora 09:00 (ora României) pentru AGEA.

Alte prevederi cu privire la Adunări
Calitatea de acţionar, precum şi, în cazul acţionarilor persoane juridice sau al entităţilor fără personalitate juridică, calitatea de reprezentant legal se constată în baza listei acţionarilor de la Data de Referinţă/Data de Înregistrare, primită de Societate de la DEPOZITARUL CENTRAL – S.A., pe baza următoarelor documente prezentate Societăţii de către acţionar, emise de DEPOZITARUL CENTRAL – S.A. sau de participanţii care furnizează servicii de custodie:

• a) extrasul de cont din care rezultă calitatea de acţionar şi numărul de acţiuni deţinute;
• b) documente care atestă înscrierea informaţiei privind reprezentantul legal la DEPOZITARUL CENTRAL – S.A./respectivii participanţi.

Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal întocmite într-o limbă străină, alta decât limba engleză, vor fi însoţite de o traducere realizată de un traducător autorizat în limba română sau în limba engleză, fără a fi necesară legalizarea sau apostilarea acestor documente, în toate cazurile descrise mai sus în care se face referire la:

• a) actele de identitate ale unei persoane se au în vedere următoarele documente: în cazul persoanelor fizice – buletin/carte de identitate/paşaport, iar în cazul persoanelor juridice – buletin/carte de identitate/paşaport al reprezentantului legal înscris în lista acţionarilor Societăţii, emisă de DEPOZITARUL CENTRAL – S.A.;
• b) reprezentantul acţionarilor înscris în lista acţionarilor emisă de Depozitarul Central – S.A., dacă respectivul reprezentant nu este înscris ca atare în evidenţele Depozitarului Central – S.A., pentru identificarea reprezentantului acţionarului persoană juridică se va transmite un certificat constatator eliberat de Registrul Comerţului sau orice alt document echivalent, în original sau în copie conformă cu originalul emis de către o autoritate competentă din statul în care acţionarul este înmatriculat legal, aflat în termenul de valabilitate şi care atestă calitatea de reprezentant legal.

Netransmiterea procurilor generale sau speciale/formularelor de vot prin corespondență până la data stabilită se sancționează cu pierderea dreptului de a vota prin reprezentant/prin corespondență în cadrul AGOA și/sau AGEA. Procurile speciale/formularele de vot prin corespondență care nu conțin cel puțin informațiile cuprinse în formularul pus la dispoziție de Societate nu sunt opozabile Societății, nefiind opozabile Societății nici procurile generale care nu conțin informațiile minime cerute de prevederile legale.

Dacă în data de 15.12.2020 (data primei convocări a AGOA, respectiv a AGEA) nu se întrunesc condițiile de validitate legale și statutare pentru ținerea AGOA și/sau AGEA, respectiva Adunare este convocată pentru 16.12.2020 în același loc, la aceeași oră și având aceeași ordine de zi.

Documentele și materialele informative referitoare la punctele incluse pe ordinea de zi a Adunărilor, prezentul convocator, proiectele de hotărâri, numărul total de acțiuni și drepturile de vot la data convocării, precum și formularele de procură specială și formularele de vot prin corespondență pentru Adunări vor fi puse la dispoziția acționarilor, atât în limba română, cât și în engleză, începând cu data de 13.11.2020, la sediul social al Societății din Romania, București, Calea Griviței nr. 365, Sector 1 şi vor fi disponibilizate pe pagina de web a Societății (www.medlife.ro, secţiunea Relația cu investitorii < Adunările Generale ale Acționarilor).

La data convocării, capitalul social al Societății este format din 22.145.082 acţiuni nominative, fiecare acţiune dând dreptul la un vot; La data Convocării Societatea deține un număr de 63.791 acțiuni proprii care nu dau drept de vot, prin urmare, numărul total de drepturi de vot la data convocării este de 22.081.291 drepturi de vot.

Proiectele de hotărâri propuse de către acționari vor fi adăugate pe pagina de internet a Societății de îndată ce este posibil, după primirea lor de către Societate.

Informaţii suplimentare se pot obţine de la Departamentul Piețe Financiare, la numărul de telefon +40 730 593 022 şi de pe website-ul Societății www.medlife.ro.

Preşedintele Consiliului de Administraţie
MIHAIL MARCU
MED LIFE S.A.