Autor: Eugen Lascu 

Esența procesului de Redresare Activă (Active Turnaround)  a unei companii este de a aduce sau de a menține organizațiile  într-o stare bună, de a asigura continuitatea și dezvoltarea afacerilor și de a face față provocărilor care decurg din “Economy Renewal/reînnoirea economiei”.

Procesul implică faptul că organizația  este un sistem, un sistem complex. Prin urmare, o înțelegere profundă a sistemelor, gândirea sistemică și ingineria sistemelor reprezintă condiția fundamentală pentru a face față provocărilor și problemelor pe care un proces de redresare le ridică în fața conducerii și a managementului.

Prin definiție, o organizație este un sistem care, pe de o parte, este alcătuit din mai multe subsisteme, ce interacționează între ele pentru a îndeplini obiectivele organizației; pe de altă parte, este un sistem deschis care interacționează cu alte sisteme, părți ale mediului economic, social, tehnologic și, de ce nu, politic.

Toate aceste interacțiuni devin din ce în ce mai complexe, ceea ce reprezintă o provocare majoră în procesul de redresare. Gândirea sistemică și ingineria reprezintă o condiție imperativă în procesul de  managementului redresării.

Începând cu anii 80 al secolului trecut, omenirea a pășit într-o era disruptivă. Această eră este marcată de descoperiri în domenii care variază de la secvențierea genelor la nanotehnologie, de la sursele regenerabile de energie la calculul cuantic. Este o eră în care omenirea ar trebui să fie în strânsă prietenie cu inteligența artificială (AI), Machine Learning, Internetul Obiectelor (IoT), Internetul Serviciilor (IoS), automatizarea robotică a afacerilor (RBA), nanotehnologia, biotehnologia etc.

În gândirea sistemică și abordare sistemică, este fundamentală definirea sistemului: ca structură, natură și comportament al acestuia în interacțiune cu alte sisteme. Von Bertalanffy (2003) a caracterizat acest efort drept “formularea și deducerea acelor principii care sunt valabile pentru “sisteme” în general“.

Un sistem este definit, într-un sens foarte general, ca o colecție de elemente care interacționează și care, împreună, produc, prin interacțiunile lor, un scop.

Structura sistemelor

Privind la structura sistemului, figura de mai jos exprimă în  mod relevant esența acestuia:

Trebuie menționat încă de la început că majoritatea sistemelor sunt alcătuite din subsisteme, “elemente” și părți, care sunt “interconectate”, având o funcție specifică în cadrul sistemului, interacționând pentru a obține “scopul” sistemului. Este deja consacrat principiul conform căruia “Un sistem este mai mult decât suma părților sale”. Un sistem este adaptabil, dinamic și se autoconservă.

În acest sens, merită menționată perspectiva Donellei Meadows (2008). Datorită interconectivității elementelor sale, sistemul ca întreg este afectat de elemente interne (de fapt subsisteme) și de elemente externe. Acesta reacționează la forțele din mediul extern ca o caracteristică de autoconservare.

“Cum să știți dacă vă uitați la un sistem sau la ceva diferit.

1. Puteți identifica parțile acestuia?
2. Părțile se influențează reciproc?
3. Părțile împreună produc un efect care este diferit de efectul fiecărei părți în parte?
4. Efectul, comportamentul în timp, persistă într-o varietate de circumstanțe?”

Procesul de analiză a structurii sistemului este obligatoriu pentru a examina principalele caracteristici ale sistemului, care îi definesc ADN-ul. Mai jos sunt descrise aceste caracteristici principale:

Tabelul de mai sus oferă o imagine exhaustivă a caracteristicilor sistemului. Motorul fundamental al fiecărui sistem este căutarea scopului său, scopul și sensul existenței sale. Fiecare sistem este, în același timp, un subsistem, parte a unui mediu mai larg, dar și un suprasistem alcătuit din alte subsisteme care interacționează între ele în cadrul unui “proces de căutare a scopului“. Procesul de interacțiune este realizat prin fluxul “intrare-ieșire”, care traversează limitele sistemului. Sistemele se autoreglează prin mecanismul de reacție.

Natura sistemelor

Definirea naturii sistemului joacă un rol esențial în teoria sistemelor, natura acestora exprimând atribute intrinseci. Există criterii unanim acceptate:

Feedback Loop – Bucla de feedback a sistemelor

După cum s-a menționat, în sinergia organizației, elementele interconectate, pentru a-și atinge scopul, interacționează prin fluxul de informații.

Mecanismul fluxului de informații este condiția generării buclei de feedback. Mecanismul de feedback are un rol primordial în asigurarea controlului asupra parametrilor sistemului, fiind premisa procesului de decizie și acțiune. Prezența unui mecanism de feedback nu este o garanție că sistemul funcționează bine. În multe cazuri, informațiile pot veni prea târziu, pot fi neclare sau pot ajunge într-un loc greșit.

Prin urmare, este important să înțelegem că rolul buclei de feedback este de a autoregla sistemul . O buclă de feedback poate juca un rol dublu – Echilibrarea  sistemului (organizației) sau Întărirea, creșterea dezvoltarea acesteia.

Revenind la analiza feedback-ului Donellei Meadows, este important să observăm că ea arată diferit în aceste două tipuri de bucle:

Și, ca o concluzie, bucla de reacție oferă direcția în care evoluează sistemul. Ar trebui să existe o buclă de întărire care să stimuleze creșterea și o buclă de echilibrare care să limiteze creșterea, menținând-o echilibrată. În concluzie, bucla de reacție are ca scop principal autoreglarea sistemului. Prin urmare, ea joacă un rol esențial în atingerea scopului sistemului.

Rolul jucat de gândirea sistemică, ingineria sistemică  în procesul de redresare a unei companii

Procesul de transformare a organizației, companiei, se bazează în mod fundamental pe gândirea sistemică și pe ingineria sistemelor.

După cum s-a subliniat deja, organizația, în sine, este un sistem format din subsisteme (elemente care interacționează între ele), fiind, în același timp, un subsistem, parte a unui sistem mai mare: mediul economic, social și tehnologic.

Gândirea sistemică reprezintă piatra de temelie a ingineriei sistemelor, este condiția necesară pentru a înțelege lumea sistemului și pentru a dezvolta o abordare sistemică, care este principala condiție prealabilă în rezolvarea problemelor sistemelor.

Este neproductiv să cădem în capcana de a descompune sistemele în elementele și componentele lor și de a nu le vedea în interacțiunea lor pentru a-și atinge scopul. Este necesar să se aplice o viziune globală, holistică.

Este important de menționat importanța ridicată a comportamentului organizațional în cadrul organizațiilor, importanța indivizilor, analizând dinamica relațiilor sociale, motivațiile individuale etc. Mai mult, permite organizației să devină o “organizație care învață – Learning Organization”. Prin urmare, gândirea sistemică își asumă “misiunea” creării de valoare a organizației.

Legătura dintre gândirea sistemică și ingineria sistemelor

Active Turnaround, în sine, este un proces de inginerie de sistem sau de reinginerie. Un manager responsabil de procesul de redresare este, de fapt, un gânditor de sistem și un inginer de sistem.

Un gânditor sistemic este un expert care știe cum se integrează sistemele în contextul mai larg al vieții cotidiene, cum se comportă și cum să le gestioneze. Pe de altă parte, “ingineria sistemelor este, de fapt, un proces integrativ multidisciplinar, astfel încât, pe baza gândirii sistemice, să aducă împreună concepte științifice, metode tehnologice și de management”.

 În esență, ingineria sistemelor este procesul de identificare și soluționare a problemelor critice care afectează sistemul. Rolul cheie al redresării este acela de a identifica și de a rezolva problemele corecte – care sunt cele mai critice probleme care ar trebui abordate și care sunt informațiile care trebuie valorificate în rezolvarea problemelor corecte?

În procesul de rezolvare a problemei, descrierea trebuie să abordeze atât constrângerile tehnice, cât și cele non-tehnice. În general, constrângerile tehnice se referă la informațiile privind tehnologia și implementarea sa specifică, precum și la constrângerile de mediu în care ar trebui să funcționeze sistemul.

Constrângerile non-tehnice sunt legate de așa-numitele probleme sociale “socio-organizaționale”: cultura organizațională, constrângerile politice, cerințele legale etc.

O esență cheie a descrierii problemelor este descompunerea iterativă a problemelor complexe.

Organizația văzută ca un sistem

În multe articole științifice privind teoria sistemelor, gândirea sistemică și ingineria sistemelor, organizația este considerată unul dintre cele mai relevante modele ale unui sistem complex

Abordarea sistemică are în vedere organizația ca fiind alcătuită din cinci componente:

Caracteristicile universale ale sistemelor, dezvoltate de teoria sistemelor, sunt în egală măsură disponibile și utilizate în gestionarea sistemului organizational.

Organizația ca subsistem într-un ecosistem mai mare

O  companie nu este o entitate care trăiește, lucrează și acționează în mod izolat. Ea face parte dintr-un ecosistem, fiind parte a unui sistem complex, interacționând cu alți concurenți, platforme, părți interesate externe, organisme de reglementare etc.

Sunt semne de întrebare esențiale dacă aceste sisteme sunt complicate sau complexe? Este o condiție esențială pentru a face diferența între sistemele complicate și cele complexe.

Pornind de la această perspectivă, ar trebui să înțelegem mai bine cum arată sistemele unei   organizații. Atunci când ne referim la interacțiunea dintre elementele structurii interne (structura funcțională, procesele operaționale, procedurile de lucru, sistemele informatice de gestiune), toate acestea acționează mai degrabă într-un sistem complicat. Ar trebui să existe proceduri și, algoritmi bine definiți, care interacționează într-un mecanism repetabil și definit.

Privind la sistemele externe, se poate observa cu ușurință că interacțiunea lor are loc într-un mod complex. În opoziție cu sistemele complicate, interacțiunea are o dinamică impredictibilă și irepetabilă.

Prin urmare, conducerea organizației în cadrul unui sistem adaptiv complex necesită o interacțiune continuă în timp real, dar în continuă schimbare, între elementele ecosistemului.

Condiția imperativă pentru a face față provocărilor mediului disruptiv în care organizația urmează să asigure continuitatea activității și chiar mai multă dezvoltare este de a obține echilibrul, compromisul dintre sistemul intern complicat și sistemul extern complex.

Un sistem funcțional integrat coerent, monolitic și sinergic reprezintă garanția unei bune capacități de reziliență la evenimente externe imprevizibile. O bună capacitate de reziliență înseamnă absorbția în ultimă instanță a impactului negativ al evenimentelor adverse și o perioadă scurtă de recuperare.

Sistemul Integrat de Management al organizației, o condiție imperativă a ingineria sistemelor

Merită menționată perspectiva oferită de Donella Meadow (2008) în cartea sa “Thinking in Systems”:

“Capacitatea de autoorganizare este cea mai puternică formă de reziliență a sistemului. Un sistem care poate evolua, poate supraviețui aproape oricărei schimbări, schimbându-se pe sine însuși.” (Meadows, 2008)

Această condiție impune prin ea însăși “responsabilitatea intrinsecă” în crearea unui Sistem Integrat de Management, prin care se asigură procesul continuu de “autoorganizare”, bazat în mod fundamental pe echilibrarea buclei de feedback.

“Responsabilitate intrinsecă” înseamnă că sistemul este conceput pentru a trimite direct și rapid factorilor de decizie feedback cu privire la consecințele procesului decizional. Rolul buclei de feedback este mai mult decât evident. “O buclă de feedback de echilibrare se autocorectează; o buclă de feedback de întărire se autoreîntărește”.

Pornind de la această perspectivă, această nevoie de autoorganizare eficientă este de a defini mecanismul unui “Sistem Integrat de Management (SIM) “, (a se vedea figura nr. 17).  Pe baza experienței mele, aș indrazni sa spun extinse, în calitate de Certified Turnaround Practitioner, am dezvoltat “Sistemul Integrat de Management (SIM), prin care definesc conceptul și metodologia organizației ca sistem integrat (pe baza gândirii de sistem, a ingineriei de sistem, a procesului buclei de feedback).

Acest mecanism, acest proces este alcătuit din câteva etape integrate:

• Sistemul organizațional, prin interacțiunea sa cu sistemele din mediu, obține date, care sunt preluate de subsistemele sale;
• Subsistemele sale, pentru a realiza scopul organizației/sistemului, generează procese (procese de bază, procese de afaceri, procese de sprijin și procese economico-financiare). Procesele care interacționează între ele generează fluxul de date, care este captat de “Subsistemul Informațic” (MIS, Management Information System – format din diverse aplicații informatice integrate – ERP și alte aplicații informatice);
• Subsistemul Informatic prelucrează datele, transformându-le în elemente de informații;
• Toate aceste informații integrate sunt prelucrate într-un modul “Business Intelligence” (BI), care generează informațiile de ” Management Decizional”, subsistemul care stă la baza buclei de feedback, asigurând mecanismul de auto- reglare.

Se poate concluziona:

Într-un mediu disruptiv, capacitatea sistemului unei organizații de a reacționa la evenimente adverse, de a absorbi impactul negativ și de a se dezvolta este extrem de importantă. Prin urmare, reziliența sistemului este unul dintre cele mai importante elemente ale procesului de gândire a sistemului. Este obligatoriu să se accepte că Sistemul Integrat de Management al organizației este o condiție imperativă a unei reziliențe ridicate.

Notă: Eugen Lascu, cu doctorat în Turnaround, este un Practician Certificat în Turnaround, fiind Fellow Member în Asociația Europeană a Practicienilor în Turnaround (European Association of Turnaround Practitioners – EACTP), unde are și calitatea de Acreditor la nivel international, pentru cei care vor să se certifice în această profesie. Totodată, este și Practician Certificat în Change Management, Certificat de PROSCI (Companie din SUA care a creat conceptul ADKAR în Change Management).

Are o experiență profesională de peste 40 de ani, fiind de-a lungul timpului: director economic (CFO), director general (CEO), director executiv într-o bancă internațională și vicepreședinte de Grup economic.

Experiența sa profesională a fost însoțită și dublată de o preocupare de perfecționare continuă prin programe de formare în țară și în străinătate.
În prezent este Managing Partner la firma de consultanță Thepesia Corporate Advisory.