Gestionarea informațiilor privilegiate a devenit unul dintre riscurile juridice importante pentru societățile listate, iar responsabilitatea nu dispare prin delegarea atribuțiilor către departamentele executive, primul nivel de răspundere fiind Consiliul de Administrație, a declarat Silvana Ivan, Partener Țuca Zbârcea & Asociații, la Forumul Pieței de Capital, organizat de Financial Intelligence.
Avocat cu peste 20 de ani de experiență în piața de capital, Silvana Ivan a prezentat o serie de situații întâlnite în practică în care lipsa procedurilor interne, circulația necontrolată a informațiilor, comunicarea cu acționarul majoritar sau clauzele contractuale de confidențialitate pot expune companiile și conducerea acestora unor riscuri semnificative.
„În ultimii trei ani s-a văzut nevoia unei noi specializări, cea de gestionare a riscurilor la societățile listate. Unul dintre principalele riscuri juridice privește gestionarea informațiilor pe care le are societatea, primite sau pe care le-a generat”, a explicat aceasta.
-
„Primul nivel de răspundere este la Consiliul de Administrație”
Potrivit Silvanei Ivan, problema a devenit evidentă în urma unor audituri interne și inspecții, când companiile au început să se întrebe ce trebuie să demonstreze pentru a arăta că și-au îndeplinit obligațiile: „Am avut mai multe situații, când au fost diverse probleme, diverse audituri interne, diverse inspecții și clientul întreba: «Bun, și ce trebuia să facem? Ce să le arătăm că avem ca să dovedim că suntem în regulă?»”
Răspunderea începe, spune avocatul, de la cel mai înalt nivel al companiei: „Cine să fie în regulă? În primul rând, Consiliul de Administrație. Primul nivel de răspundere este la Consiliul de Administrație. Oricât s-ar delega către departament, către executiv, răspunderea supremă este la Consiliul de Administrație, care are o datorie de a supraveghea.”
În practică însă, în unele cazuri, procedurile fie nu existau, fie erau insuficiente.
„Am început să vedem că nu existau proceduri, că nu existau suficiente proceduri, că nu exista claritate”, a spus Silvana Ivan
-
Amenzile legate de încălcarea regimului informațiilor privilegiate pot ajunge până la 5 milioane de euro pentru persoanele fizice
Miza este cu atât mai importantă cu cât sancțiunile pentru încălcarea regulilor privind informațiile privilegiate pot fi foarte mari, a avertizat Silvana Ivan.
„Amenzile pentru încălcare sunt foarte mari și, la nivel de persoană fizică, se poate ajunge până la 5 milioane de euro. Vorbim de membrii din conducere și din administrație.”
În cazul companiilor, sancțiunile pot ajunge, potrivit datelor prezentate de aceasta, până la procente semnificative din cifra de afaceri.
-
Exemplu: compania pierde un litigiu important, iar informația începe să circule prin firmă
Una dintre cele mai frecvente greșeli apare atunci când în companie se produce un eveniment relevant, dar informația nu este identificată imediat și tratată corespunzător.
Silvana Ivan a oferit exemplul pierderii unui litigiu important: „Prima oară apare o informație: s-a pierdut un litigiu, un litigiu important. Se circulă informația în toată firma, la juridic, de la contabilitate: «Vedeți că aici, uite ce-am pățit». Această informație, în mod evident, este o informație privilegiată prin definiția din cadrul legal.”
Problema apare atunci când informația nu este marcată corespunzător. „Ea nu este marcată ca atare, este răspândită în toată firma. Înainte ca ea să devină publică, ajunge inclusiv la persoane care nu ar trebui să o aibă, pentru că nu este necesar să o aibă în virtutea funcției lor”, a spus Silvana Ivan.
Consecința poate fi gravă: „Și așa am intrat pe o dezvăluire neautorizată. Dezvăluirea neautorizată poate fi infracțiune.”
-
Acționarul majoritar este tot acționar: „Acționarii trebuie tratați în mod egal”
O altă situație sensibilă apare în grupurile de companii, atunci când societatea listată solicită aprobări sau puncte de vedere de la compania-mamă ori de la holding.
„Una dintre cele mai sensibile situații este în situația în care se cere de la grup sau de la holding aprobare, confirmare, input pe diverse aspecte, aspecte care pot avea o componentă de informație privilegiată”, a explicat avocata.
Silvana Ivan atrage atenția că statutul de acționar majoritar nu oferă automat dreptul de acces la asemenea informații: „Grupul este doar un acționar. Este acționarul majoritar, dar este un acționar. Legislația la nivel european spune că acționarii trebuie tratați în mod egal și dezvăluirile trebuie făcute simultan către toată lumea de informații privilegiate.”
Pot exista situații în care acționarul oferă servicii societății listate și, prin această calitate, trebuie să primească anumite informații.
Dar limita este clară: „Poate avea acces un acționar la informații dacă, de exemplu, furnizează anumite servicii suport către compania listată, dar are acces în virtutea acelei calități și în limita necesității acestor atribuții, nu ca acționar.”
„Asta este o greșeală ce poate fi destul de frecventă”, a subliniat avocatul.
-
„Nimeni nu decide cine și când să publice”
O altă problemă identificată în practică este lipsa unui mecanism intern clar pentru stabilirea caracterului unei informații și luarea deciziei de publicare.
„Nimeni nu decide cine și când să publice. Sunt diverse informații, lumea stă cu ele în brațe, nu se știe dacă trebuie să le dea la juridic sau exact unde să le dea, ca să se decidă dacă trebuie publicate”, a spus Silvana Ivan.
În acest fel, decizia poate fi amânată periculos de mult, a spus ea, adăugând: „Juridicul spune: «Nu este clar, vreau să-mi spună C.A. daca raportam asta». C.A. considera ca e este o problemă juridică și ne învârtim. Și a trecut o săptămână. Insider list nu trebuie să fie „un catalog generic”
Silvana Ivan a atras atenția și asupra modului în care sunt întocmite listele persoanelor care au acces la informații privilegiate.
„Avem obligația de a face insider list. Totuși, ele sunt de multe ori ținute ca niște cataloage generice în care e managementul și nu consultanții care vin pe diverse proiecte sensibile și alte persoane externe care pot avea acces punctual și necesar pe acele date.”
Cu alte cuvinte, lista trebuie să reflecte persoanele care au efectiv acces la informația privilegiată, inclusiv consultanții externi implicați punctual în proiecte.
-
Clauza de confidențialitate nu poate anula obligația de transparență față de piață
O situație foarte frecventă apare atunci când un contract important conține o clauză de confidențialitate, iar compania listată consideră că aceasta o împiedică să comunice informația către piață.
„Altă problemă foarte des întâlnită este invocarea confidențialității: «Nu pot publica informația, pentru că eu am în contractul cu acel furnizor, cu care am încheiat un contract de 50 de milioane de euro, o clauză de confidențialitate și aș încălca obligația de confidențialitate».”, a spus Silvana Ivan.
Compania ajunge astfel prinsă între două obligații, a menționat Silvana Ivan, explicând: „Dacă publici, într-adevăr îți încalci obligația de confidențialitate și poți fi răspunzător față de acel contractant față de care, în mod neglijent, ți-ai asumat o obligație de confidențialitate fără să-ți iei o exceptare pentru situația în care ești obligat să faci raportări publice prin legislația pieței de capital.”
Pe de altă parte: „Nu raportezi public informația, ești în regulă cu contractantul tău, dar te expui în fața autorității de supraveghere.”
Concluzia, potrivit avocatului, este că „prin clauze contractuale nu se poate îngrădi în niciun fel obligația de transparență față de piață cu privire la informațiile din contractul respectiv”.
-
Soluția: „Oricât de plicticos ar suna”, proceduri și cartografierea datelor
Ce ar trebui să facă societățile listate?
„Soluția este realizarea de proceduri. Oricât de plicticos ar suna, asta este soluția. Soluția este maparea datelor, cartografierea datelor ca tipuri de date și implementarea de proceduri de gestionare a acestor date.”
Companiile pot deține categorii foarte diferite de informații – comerciale, financiare, tehnice, know-how, date personale, informații clasificate/secrete de stat și informații privilegiate – care nu pot fi tratate toate în același mod.
În opinia Silvanei Ivan, acestea trebuie împărțite pe niveluri de risc: „dată publică, dată internă, dată confidențială, dată strict confidențială și informații privilegiate”.
-
„Cu cât ai mai multe date care nu sunt necesare, cu atât ești expus unui risc foarte mare”
O problemă diferită, dar la fel de importantă, este tendința companiilor de a păstra cantități foarte mari de informații istorice care nu mai sunt necesare.
„Ținem prea multe date. Ținem date de la angajați de acum 10 de ani, date istorice de la contractanți, date sensibile de la proiecte care au eșuat, date privind resurse și alte aspecte sensibile și noi le ținem.”
În cazul unui atac informatic, acest comportament amplifică expunerea companiei. „Intră un hacker în sistemul nostru și noi suntem expuși nu doar prin propriile date care sunt necesare activității curente, ci am expus și datele a 10.000 de angajați, și resurse, și date confidențiale ale statului, în condițiile în care datele acelea nu trebuia să le mai ținem”, a declarat Silvana Ivan.
Concluzia este simplă: „Cu cât ai mai multe date care nu sunt necesare, cu atât ești expus unui risc foarte mare de răspundere față de titularii acestor date.”
-
WhatsApp, mailul personal și „shadow IT” – o vulnerabilitate frecventă
Silvana Ivan a atras atenția și asupra așa-numitului „shadow IT” – utilizarea de către angajați și colaboratori a unor canale de comunicare diferite de cele oficiale ale companiei: „Avem, să zicem, Microsoft Teams și el folosește, ne dă pe WhatsApp și așa mai departe. Se întâmplă atât de frecvent: un document super-confidențial și-l trimite pe mailul personal.”
Chiar și documentele transmise consultanților pot conține informații nedorite în metadate.
„Ai un consultant extern pe care îl plătești foarte bine și el și-a lăsat metadate în text, la Properties, la comentarii. Ai uitat să ștergi toate astea?”
Astfel de situații, a avertizat avocatul, pot genera atât riscuri de securitate, cât și încălcări ale legislației pieței de capital.
-
Un „Disclosure Committee” ar putea decide rapid ce trebuie comunicat pieței
O soluție practică propusă de Silvana Ivan este crearea unui mecanism clar de decizie în interiorul companiei.
„Din perspectiva informațiilor privilegiate, se poate organiza un Disclosure Committee, adică, clar, spre exemplu, trei persoane – juridic, financiar și un administrator – care să gestioneze, să fie întotdeauna disponibil și să spună dacă sunt sau nu dezvăluiri raportabile ca informație privilegiată.”
Companiile ar trebui, de asemenea, să țină un registru al declarațiilor publice făcute de reprezentanții lor.
Motivul este că o declarație făcută într-un interviu, podcast sau la o conferință poate deveni relevantă ulterior atunci când compania decide să amâne publicarea unei informații privind o tranzacție aflată în derulare.
„Trebuie să ținem tot timpul evidența a ce s-a vorbit, cine ce a zis, ca să nu ajungem într-o încălcare prin faptul că nu dezvăluim la timp o anumită informație și ne bazăm că avem dreptul să o amânăm.”
-
Exemplul achiziției ținute secrete și al directorului care spune public: „Nu avem un plan de achiziții”
Silvana Ivan a prezentat și un scenariu care ilustrează cât de ușor poate apărea o problemă.
Compania decide să înceapă negocierile pentru achiziția unei alte societăți și amână publicarea informației. Între timp, directorul participă la o conferință.
„Directorul apare la o conferință de presă și răspunde la o întrebare dacă au plan de achiziții și răspunde, nu se știe de ce: «Nu avem un plan de achiziții. Ne concentrăm pe creșterea organică».”
Numai că, în spatele acestei declarații, procesul de achiziție continuă. „Urmează săptămâna cu due diligence pe proiect. Din grup vin consultanții.”
Situația devine și mai complicată dacă informația ajunge în presă înainte ca societatea să o comunice oficial.
„Eu, ca avocat, am văzut: acum două zile ne-am întâlnit, am făcut kick-off meeting. După aceea au început să se vorbească în presă. Deci e o dovadă palpabilă că, dacă nu ești atent la implementarea unor bariere clare, lucrurile se întâmplă.”
Într-o asemenea situație, simplul fapt că participanții la tranzacție au semnat acorduri de confidențialitate nu rezolvă problema.
„În momentul în care a ieșit zvonul, a doua șansă, trebuia să venim cu o clarificare exactă și să-l confirmăm dacă zvonul era suficient de precis, iar faptul că toată lumea a semnat NDA și că trebuia să se țină confidențialitatea nu ne ajută la absolut nimic”, a spus Silvana Ivan.
-
„Totul este confidențial” poate fi la fel de periculos ca „nimic nu este confidențial”
Silvana Ivan a atras atenția și asupra unei abordări aparent prudente, dar care poate avea efectul invers: clasificarea tuturor informațiilor companiei drept confidențiale.
„Toate datele companiei sunt confidențiale. Nu ai voie să spui nimic despre companie. Este confidențial. Asta este zero. E ca și cum ai spune că totul e neconfidențial.”
Explicația este că, dacă toate informațiile sunt tratate identic, angajații nu mai disting datele care presupun cu adevărat un nivel ridicat de protecție.
„Omul nu este sensibilizat și nu i se atrage atenția în mod explicit, astfel încât va trata cu aceeași lejeritate orice dată.”
De aceea, concluzia Silvanei Ivan este că societățile listate au nevoie de o arhitectură internă clară privind informațiile: „Trebuie într-adevăr făcute clasificări pe tipuri și atrasă atenția punctual.” De asemenea, aceasta indică necesitatea instituirii, în ceea ce privește transmiterea și circulația informațiilor privilegiate, a unor proceduri și mecanisme adecvate de limitare și control al accesului, menite să prevină diseminarea facilă a acestora și să asigure că informațiile sunt comunicate exclusiv in limita necesară în vederea exercitării atribuțiilor în cadrul emitentului.
Procedurile, maparea datelor, stabilirea fluxurilor de comunicare, delimitarea accesului și instruirea conducerii sunt, în opinia sa, instrumentele prin care companiile listate își pot reduce riscul de încălcare a obligațiilor privind informațiile privilegiate și transparența față de piață.
| Știri BVB